INTEGRASI SISTEM PT. XYZ SURABAYA DENGAN MICROSOFT DYNAMIC NAVISION - Frederik Christian Hadi (Prosiding Seminar Nasional Sinergitas Multidisiplin Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, 2019)
XYZ Surabaya merupakan salah satu distributor dari sebuah merek jam yang memiliki tanggung jawab pendistribusian barang ke seluruh Indonesia bagian timur. Produk yang dijual adalah jam tangan, jam dinding, jam meja dan beberapa aksesoris untuk jam tangan seperti rantai atau kalep jam tangan. PT. XYZ Surabaya melayani penjualan produk secara grosir maupun eceran, serta melayani jasa perbaikan jam yang mengalami kerusakan, penggantian baterai dan sebagainya. Selama ini perusahaan belum menerapkan sistem terintegrasi yang efektif dan efisien, sehingga menyebabkan berbagai kegiatan dalam proses bisnisnya tidak berjalan dengan baik. Salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan dalam merancang software sistem terintegrasi adalah sistem dan prosedur perusahaan. Tidak adanya sebuah sistem terintegrasi menyebabkan pencatatan dan pengecekan barang dilakukan secara manual, sehingga rentan terjadi kesalahan. Pencetakan faktur penulisannya masih dilakukan dengan pengetikan secara manual. Faktur yang dibuat secara manual dapat berpotensi menyebabkan kesalahan penulisan. Permasalahan tidak adanya sistem terintegrasi ini menyebabkan kesalahan pengiriman tipe barang ke pelanggan (order accuracy), dan keterlambatan pengiriman barang (long lead time). Kesalahan yang terjadi menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk menarik dan mengirim ulang produk yang dijual kepada pelanggan. Berdasarkan masalah – masalah yang terjadi, perusahaan membutuhkan perbaikan sistem prosedur dan perancangan sebuah sistem software yang terintegrasi dan terkomputerisasi dengan baik. Delapan sistem dan prosedur yang ada di PT. XYZ Surabaya akan dianalisis untuk diberikan usulan perbaikan. Adapun delapan sistem dan prosedur yang dianalisis antara lain; (1) sistem dan prosedur pemesanan kepada supplier, (2) sistem dan prosedur penyimpanan barang, (3) sistem dan prosedur pemesanan oleh pelanggan, (4) sistem dan prosedur pembayaran oleh pelanggan, (5) sistem dan prosedur pengiriman kepada pelanggan, (6) sistem dan prosedur retur dari pelanggan, (7) sistem dan prosedur servis dari pelanggan, (8) sistem dan prosedur pemberian bonus kepada pelanggan. Setelah melakukan analisis dan usulan perbaikan atas setiap sistem dan prosedur di PT. XYZ Surabaya, dilakukan perancangan sistem terintegrasi menggunakan software ERP dari Microsoft Dynamic Navision. Sistem software dynamic Navision ini mampu untuk mengintegrasikan seluruh proses kerja di dalam perusahaan, mulai dari pembuatan purchase order, sales order, sales return order, sales shipment, pengecekan stok secara real time, dokumentasi transaksi hingga mampu mencetak faktur dari sejumlah transaksi dengan pelanggan maupun supplier. Dengan demikian, hadirnya sebuah sistem ERP microsoft dynamic Navision akan membantu meningkatkan kinerja perusahaan.