Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisisensi Kerja Di PT Taspen Cabang Kota Palembang - Indah Lidia Sari; Herlina Herlina; Rusmiatiningsih Rusmiatiningsih (Nusantara Journal of Information and Library Studies (N-JILS), 2022)
Management of dynamic records is a process of controlling dynamic records efficiently including the creation, use, and maintenance, and shrinkage of records. This research was conducted to determine whether the management of dynamic archives at PT Taspen Palembang City Branch is able to support work efficiency and are there any obstacles faced by the archive manager in managing dynamic archives. This type of qualitative research with a descriptive approach. Data collection techniques in this study were carried out by means of observation, interviews and documentation. Informants in the study were archivists, general staff and staff assistant managers of participation. The results of this study indicate that the management of dynamic archives at PT TaspenPalembang City Branch is running well enough. PT Taspen Palembang City Branch has implemented aspects in the management of dynamic archives, namely the creation and receipt of archives, archive storage, use of archives, maintenance of archives and destruction of archives. The archives are arranged according to dosir numbers or what we usually call classification numbers. PT Taspen also has SOPs in managing its archives. The archive storage uses an onsite system using the principle of decentralization. In addition, management of dynamic archives at PT Taspen Palembang City Branch is not only done manually but also uses an application called Electronic Leitz Ordner (ELO) so that this becomes one of the factors in supporting work efficiency, with this application of course must also be supported by managers who are experts in technology, so that archives are well managed. The obstacles faced by the management of archives are related to Human Resources (HR), namely the lack of expert archive management or archivists, most of the human resources currently have an educational background not from the field of archives. As for other constraints related to budget, archive security systems and facilities for archives that are still lacking.Keywords: records management, dynamic archives, work efficiencyABSTRAKPengelolaan arsip dinamis merupakan sebuah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui apakah pengelolaan arsip dinamis di PT Taspen Cabang Kota Palembang mampu menunjang efisiensi kerja dan adakah kendala yang dihadapi pihak pengelola arsip dalam mengelola arsip dinamis. Jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Informan dalam penelitian adalah arsiparis, staff umum dan staff asisten manager kepesertaan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di PT Taspen Cabang Kota Palembang sudah cukup berjalan dengan baik. PT Taspen Cabang Kota Palembang telah menjalankan aspek- aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan pemusnahan arsip. Arsipnya disusun berdasarkan dengan nomor dosir atau yang biasa kita sebut sebagai nomor klasifikasi. PT Taspen juga memiliki SOP dalam pengelolaan arsipnya. Penyimpanan arsipnya menggunakan sistem onsite dengan menggunakan azas desentralisasi. Selain itu, pengelolaan arsip dinamis di PT Taspen Cabang Kota Palembang tidak hanya dilakukan secara manual melainkan juga menggunakan aplikasi yang bernama Electronic Leitz Ordner (ELO) sehingga hal ini menjadi salah satu faktor dalam menunjang efisiensi kerja, dengan adanya aplikasi tersebut tentunya juga harus didukung oleh pengelola yang ahli dalam teknologi, sehingga arsip terkelola dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi oleh pengelolaan arsip adalah terkait dengan Sumber Daya Manusia (SDM), yakni kurangnya tenaga ahli pengelola arsip atau arsiparis, kebanyakan sumber daya manusianya saat ini berlatar pendidikan bukan dari bidang kearsipan. Adapun kendala lainnya terkait dengan anggaran, sistem pengamanan arsip dan fasilitas untuk arsip yang masih kurang.