ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN EKONOMI DAN PEMBANGUNAN (STUDI KASUS DI KANTOR WALIKOTA MEDAN) - Mega Hanipa Nasution; Kusmilawaty Kusmilawaty (CERMIN: Jurnal Penelitian, 2022)
Pengelolaan surat merupakan tata kelola yang penting bagi suatu organisasi sebagai citra positif administrasi (pelayanan). Surat dalam sistem administrasi memiliki peran sentral sebagai “jantung” sebuah perkantoran (lembaga). Hal ini didasarkan pada peran surat yang tak tergantikan secara otomatis oleh kecanggihan teknologi, sebab ia berperan sebagai bukti “hitam di atas putih” terkait arsip dokumen kelembagaan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian ekonomi dan pembangunan di kantor Walikota Medan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode analisis deskriptif. Pemerolehan data dilakukan dengan teknik wawancara, observasi, identifikasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data peneliti lakukan dengan cara mengumpulkan surat masuk dan surat keluar per tahun 2021-2022, mengamati keabsahan surat dan arsip dokumen kantor Walikota Medan, menyaring berbagai keterangan tentang pencatatan dan pelaporan kantor Walikota Medan tahun 2021-2022, serta penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan surat-menyurat di kantor Walikota Medan sudah kategori baik. Hal ini didasarkan pada tidak ada temuan kendala yang berarti dalam proses pelayanan administrasi di kantor tersebut, serta dibantu dengan fasilitas lengkap dan teknologi canggih, meliputi komputer, printer, mesin fax, filling cabinet (lemari arsip surat/dokumen), dan stempel tanda tangan pejabat pembuat komitmen. Kemudian, tata kelola arsip surat ini dibukukan dalam satu buku agenda. Sehingga, mudah dicek surat masuk dan surat keluar yang ada di kantor walikota Medan.