Manajemen Komunikasi Organisasi pada Disdukcapil dalam Mengurangi Penyebaran Covid-19 - Alvica Yustia Budhiman; Dede Lilis Chaerowati (Bandung Conference Series: Communication Management, 2022)
Abstract. It has been almost two years since the Indonesian population has implemented the New Normal with the health protocols recommended by the Government. Not only health is a threat, but Covid-19 has also threatened various economies in Indonesia. With the call for Social Distancing, the Indonesian government implements the WFH (Work From Home). This is felt by the Disdukcapil of Bandung Regency by making public services hampered. In order to keep the community service running smoothly, the Disdukcapil of Bandung Regency has developed electronic-based public services. The application of e-Government implemented by the Disdukcapil of Bandung Regency is a Pandawa program (Registration of Population Documents via WhatsApp). The aim of this program is to stop the spread of the Covid-19 chain. For the sake of the smooth running of the Bandung Regency Disdukcapil program, it performs its management functions as well as possible. This study aims (1)To find out the process of implementing the POAC management function in the e-Government program carried out by the Bandung Regency Disdukcapil in reducing the spread of Covid-19 through WhatsApp, (2)To find out why the Bandung Regency Disdukcapil implements the POAC management function inprogram e-Government in reducing the spread of Covid-19 through WhatsApp, (3)To find out the driving and inhibiting factors for the implementation of e-Government carried out by Disdukcapil Bandung Regency in reducing the spread of Covid-19 through WhatsApp, (4)To find out the solutions carried out by the Bandung Regency Disdukcapil to resolve obstacles to the implementation of e-Government in reducing the spread of Covid-19 through WhatsApp. The theoretical concept used is the management function according to George R. Kelly, the research method uses a qualitative method with a case study approach and this research uses observation, interviews, documentation and literature studies. The subjects in this study amounted to four people, namely parties related to the implementation of e-Government Disdukcapil Bandung Regency. The results of this study indicate that the Disdcukcapil performs management functions in the e-Government quite well, from the planning by conducting internal service meetings to obtain solutions and the decision to carry out services using WhatsApp by providing the necessary infrastructure and budget. The implementation of the organizing is also carried out by selecting HR by placing the field to be carried out and then giving a briefing. The implementation of the actuating is to provide the Pandawa program with services plus delivery of the results of population documents via courier. The implementation of the controlling is carried out by monitoring every field on a daily basis as well as coordinating the obstacles that occur. Disdukcapil implements the POAC management function so that programs are planned and structured, as plans and solutions, as a measure of success, to evaluate programs, resolve obstacles faced and make it easier for the community to use the e-Government program. The driving factor is the provision of infrastructure and human resources, many institutions have used an online, the existence of Covid-19, directives from the center, the community needs population documents to be able to access services anywhere, then there are factors that inhibit limited human resources, network disruptions, district communities Bandung still can't use a smartphone, there are many applicants capacity, people don't use a WhatsApp . The solution is carried out by coordinating with related fields and then resolving obstacles on the spot. Abstrak. Sudah hampir dua tahun penduduk Indonesia menerapkan New Normal dengan protokol kesehatan yang sudah dianjurkan oleh Pemerintahan. Tidak hanya kesehatan yang menjadi ancaman, namun Covid-19 juga telah mengancam berbagai perekonomian di Indonesia. Dengan adanya himbauan Social Distancing maka pemerintahan Indonesia menerapkan sistem WFH (Work From Home). Hal tersebut dirasakan Disdukcapil Kabupaten Bandung dengan menjadikan pelayanan masyarakat terhambat. Agar pelayan masyarakat tetap berjalan lancar, Disdukcapil Kabupaten Bandung mengembangkan pelayanan masyarakat berbasis elektronik. Penerapan e-Government yang diterapkan oleh Disdukcapil Kabupaten Bandung merupakan program Pandawa (Pendaftaran Dokumen Kependudukan melalui WhatsApp). Program tersebut memiliki tujuan agar penyebaran mata rantai Covid-19 segera terputus. Demi kelancaran program Disdukcapil Kabupaten Bandung melakukan fungsi manajemen dengan sebaik mungkin. Penelitian ini bertujuan (1)Untuk mengetahui proses penerapan fungsi manajemen POAC pada program e-Government yang dilakukan oleh Disdukcapil Kabupaten Bandung dalam mengurangi penyebaran Covid-19 melalui media sosial WhatsApp, (2)Untuk mengetahui mengapa Disdukcapil Kabupaten Bandung melakukkan penerapan fungsi manajemen POAC pada program e-Government dalam mengurangi penyebaran Covid-19 melalui media sosial WhatsApp, (3)Untuk mengetahui faktor pendorong dan penghambat terhadap penerapan e-Government yang dilakukan oleh Disdukcapil Kabupaten Bandung dalam mengurangi penyebaran Covid-19 melalui media sosial WhatsApp, (4)Untuk mengetahui solusi yang dilakukan Disdukcapil Kabupaten Bandung untuk menyelesaikan hambatan terhadap penerapan e-Government dalam mengurangi penyebaran Covid-19 melalui media sosial WhatsApp. Konsep teori yang digunakan yaitu fungsi manajemen menurut George R. Kelly, metode penelitian menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus lalu penelitian ini melalui teknik observasi, wawancara, dokumentasi serta studi kepustakaan. Subjek pada penelitian ini berjumlah empat orang yaitu pihak yang terkait dengan penerapan pelayanan e-Government pada Disdukcapil Kabupaten Bandung. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Disdcukcapil melakukan fungsi manajemen pada program pelayanan e-Government dengan cukup baik, dari fungsi planning dengan melakukan rapat internal dinas untuk mendapatkan solusi dan diputuskannya melakukan pelayanan dengan menggunakan media sosial WhatsApp dengan menyediakan sarana prasarana serta anggaran yang dibutuhkan. Penerapan fungsi organizing juga dilakukan dengan cara memilih SDM dengan penempatan bidang yang akan dilakukan lalu memberikan briefing. Penerapan fungsi actuating yaitu dengan menyediakan program Pandawa dengan pelayanan plus pengiriman hasil dokumen kependudukan melalui kurir. Penerapan fungsi controlling dengan cara melakukan monitoring setiap hari kepada setiap bidang serta melakukan koordinasi terhadap hambatan yang terjadi. Disdukcapil menerapkan fungsi manajemen POAC tersebut agar program terencana dan terstruktur, sebagai perencanaan serta solusi, sebagai alat ukur keberhasilan, untuk mengevaluasi program, menyelesaikan kendala yang dihadapi dan memudahkan masyarakat dalam menggunakan program e-Government tersebut. Faktor pendorong yaitu dengan disediakannya sarana prasarana serta SDM, sudah banyak lembaga memakai sistem pelayanan online, adanya Covid-19, arahan dari pusat, masyarakat membutuhkan dokumen kependudukan bisa mengakses pelayanan dimana saja, lalu ada faktor penghambat SDM yang terbatas, gangguan jaringan, masyarakat kabupaten bandung yang masih tidak bisa menggunakan smartphone, banyaknya kapasitas pemohon, masyarakat tidak menggunakan nomor WhastApp pribadi. Solusi yang dilakukan dengan melakukan koordinasi dengan bidang terkait lalu menyelesaikan hambatan saat itu juga.