Pelaksanaan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Di SMP Negeri 55 Palembang - Annur, Saipul; Ibrahim, Ibrahim; Febrianto, Ardian (Innovative: Journal Of Social Science Research, 2024)
Penelitian ini membahas tentang pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang. Adapun tujuan dari penelitian ini untuk menganalisis bagaimana pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan apa sajakah kendala yang di hadapi dalam pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif, dan informan utama dalam penelitian ini adalah arsiparis, sedangkan informan pendukung adalah kepala sekolah dan waka sarpras. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang dipakai yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan simpulan. Uji keabsahan data penelitian dengan triangulasi sumber, triangulasi teknik dan triangulasi waktu. Setelah dilakukan penelitian ditemukan bahwa dalam pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah berjalan dengan cukup baik dengan membawa perubahan dari waktu ke waktu. Adapun proses tahapan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang yaitu pertama, tahap pemeriksaan tahap ini adalah persiapan penyimpanan dokumen dengan cara memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan, kedua, tahap pengindeksan tahap ini adalah tahap menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata-tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan, ketiga, tahap pengkodean tahap ini adalah tahap memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada tahap pekerjaan mengindeks, keempat, tahap penyortiran tahap ini adalah tahap mengelompokkan dokumen-dokumen untuk persiapkan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Dengan dilakukan tahap ini dapat mempermudah proses peletakan dokumen berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan, dan kelima, tahap penyimpanan tahap ini adalah tahap menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Simpulan dalam penelitian ini adalah pertama, pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan lembar disposisi, dan buku agenda tunggal, kedua, sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan tanggal. Saran yang diberikan adalah pertama, menambah jumlah sarana prasarana penyimpanan surat, kedua, meningkatkan perhatian terhadap pengamanan arsip, ketiga, menyegerakan adanya dana tambahan dari komite sekolah.