SISTEM PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN - Ramadhina, Widya; Batubara, Abdul Karim (Jurnal Ilmiah Dinamika Sosial, 2024)
Arsip sangat penting sebagai informasi dan bukti kebenaran. Pengelolaan arsip merupakan hal yang krusial dalam setiap organisasi dan instansi. Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan arsip dinamis aktif karena digunakan secara langsung dalam kegiatan kerja organisasi atau instansi sehari-hari. Dalam menunjukan semua kegiatan pencatatan spil pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan maka penelitian ini berjudul "Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan". Penelitian ini mengkaji sistem pengelolaan arsip aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dan tantangan yang dihadapi. Penelitian kualitatif deskriptif digunakan di sini. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dua orang pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan pada arsip dari bagian akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian, dan kartu tanda penduduk (KTP) dan kartu keluarga akta merupakan informan dalam penelitian ini. Analisis data meliputi reduksi, penyajian, dan kesimpulan. Keabsahan data diperiksa dengan menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Hasil penelitian menemukan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan mengelola arsip dengan baik. Pada pengelolaan arsip: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penghapusan. Pegawai sebagai pengguna tempat penyimpanan dokumen/arsip menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip karena lokasi penyimpanan yang berbeda-beda. Fasilitas untuk penemuan kembali arsip sangat baik. Pengelolaan arsip di Dukcapil Kota Medan sudah berjalan dengan baik, namun kebersihan ruang penyimpanan arsip masih perlu ditingkatkan. Tidak menangani hal ini dengan serius dapat berakibat fatal. Untuk melestarikan arsip dari semua kegiatan yang membantu mencapai tujuan instansi, Dukcapil Kota Medan harus meningkatkan pemeliharaan dan perawatan arsip. Debu, jamur, dan serangga dapat merusak arsip.