PERANCANGAN PROTOTIPE DIGITALISASI ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR DI DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KOTA BENGKULU - Tasya Rufaidah; Rhapico Emon Apriansya; Tiara Dela Puspa; Martiyas Tirtayo; Ling Beri Parima; Rozali Toyib; Muntahana Muntahana (Kohesi: Jurnal Sains dan Teknologi, 2025)
The manual management of incoming and outgoing mail archives in government institutions often leads to challenges such as difficulties in document retrieval, risks of loss or damage, and limited storage space. These issues affect work efficiency and administrative processes. This study aims to design a prototype for digitizing incoming and outgoing mail archives at the Department of Education and Culture of Bengkulu City to enhance document management efficiency. The research employs a qualitative descriptive method, including literature review, needs analysis, system design, and evaluation. The findings indicate that the proposed digital archiving system improves efficiency in recording, storing, and retrieving documents. By implementing this system, information access becomes faster, the risk of document loss is minimized, and storage space is optimized. Additionally, the system supports transparency and accountability in document management, which is essential for government institutions. With automated recording features and categorization based on document type and status, users can efficiently access and manage archives. Overall, digital archiving provides an effective solution for improving administrative quality and public service at the Department of Education and Culture of Bengkulu City, ensuring a more structured and secure document management process. Pengelolaan arsip surat masuk dan keluar secara manual di instansi pemerintahan sering menghadapi berbagai kendala, seperti kesulitan dalam pencarian dokumen, risiko kehilangan atau kerusakan arsip, serta keterbatasan ruang penyimpanan. Hal ini berdampak pada efisiensi kerja dan kelancaran administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang prototipe digitalisasi arsip surat masuk dan keluar di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bengkulu guna meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, mencakup studi literatur, analisis kebutuhan, perancangan sistem, serta evaluasi rancangan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem digitalisasi arsip yang dirancang mampu meningkatkan efisiensi dalam pencatatan, penyimpanan, dan pencarian dokumen. Implementasi sistem ini memungkinkan akses informasi yang lebih cepat, mengurangi risiko kehilangan arsip, serta mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan. Selain itu, sistem ini mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dokumen, yang sangat penting bagi instansi pemerintahan. Dengan fitur pencatatan otomatis serta pengelompokan berdasarkan kategori dan status surat, pengguna dapat mengakses serta mengelola arsip dengan lebih mudah. Secara keseluruhan, digitalisasi arsip menjadi solusi efektif dalam meningkatkan kualitas administrasi dan pelayanan publik di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bengkulu, serta memastikan pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur dan aman.