MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI ERA DIGITAL: STUDI KOMPREHENSIF PROSEDUR DAN INFRASTRUKTUR DI BBIB SINGOSARI - Ganis Chandra Puspitadewi; Ach Nizam Rifqi (JURNAL ILMU PERPUSTAKAAN (JIPER), 2025)
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kesesuaian pengelolaan arsip dinamis di BBIB Singosari dengan Permentan No. 30 Tahun 2019 melalui audit prosedur penciptaan arsip, pelaksanaan JRA, dan dokumentasi peminjaman arsip. Penelitian ini juga akan menganalisis efektivitas sistem penyimpanan hybrid BBIB dengan mengidentifikasi kelemahan integrasi dan dampak kondisi terhadap kerusakan arsip fisik serta merumuskan rekomendasi perbaikan berjenjang. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara mendalam, dan studi dokumentasi. Analisis data dilakukan secara deskriptif analitis melalui tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Meskipun secara administratif telah mengadopsi sistem digital dan Jadwal Retensi Arsip (JRA), hasil penelitian menunjukkan proses pengelolaan arsip belum optimal. Kendala yang dihadapi meliputi rendahnya kesiapan sumber daya manusia, keterbatasan infrastruktur teknologi informasi, serta belum terintegrasinya platform digital secara sinkron. Hal ini menyebabkan fragmentasi data, penumpukan arsip fisik, dan minimnya efisiensi kerja. Penyimpanan arsip fisik dilakukan tanpa standar pengendalian lingkungan yang memadai, meningkatkan risiko kerusakan dokumen. Penelitian ini merekomendasikan beberapa pelatihan yang berkelanjutan, evaluasi infrastruktur IT, serta penyusunan prosedur teknis yang mendukung integrasi dan penyusutan arsip sesuai JRA. Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi dasar perbaikan manajemen arsip di BBIB dan referensi untuk lembaga serupa dalam menerapkan transformasi digital kearsipan secara menyeluruh dan berkelanjutan.