ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI KEWILAYAHAN PEMERINTAH KOTA SURABAYA - Tahra, Tahta; Yuni Lestari (Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan, 2024)
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu pekerjaan diinstansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam jangka waktu tertentu. Penelitianini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Sub BagianAdministrasi kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya dengan menggunakan teori Muhidin DanWinata (dalam Fauziyah, 2019) melalui 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunaanarsip, pemeliharaan arsip sampai penyusutan arsip. Metode yang digunakan dalam penelitian iniyaitu menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif Hasil penelitianmenunjukkan bahwa pada tahap penciptaan arsip telah berjalan dengan baik dan sistematis,ditunjukkan melalui pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang telah terkonsep sertatercatatnya dokumen surat masuk dan surat keluar tersebut melalui website E-Surat yang dijadikansebagai alat untuk mencatat dokumen yang telah diterima maupun diciptakan, pada tahappenggunaan arsip belum memiliki prosedur dalam proses peminjaman arsip, dimana prosedurtersebut belum berjalan dengan optimal, kemudian pada tahap pemeliharaan arsip telah berjalanmelalui pelaksanaan pemeliharaan dokumen arsip aktif maupun pemeliharaan arsip inaktif, namunpada tahap pemeliharaan arsip ini belum berjalan secara maksimal dikarenakan banyaknyadokumen yang belum teridentifikasi serta ruang penyimpanan yang masih berantakan dan sempit,kurangnya sumber daya manusia yang memengaruhi pada pelaksanaan pemeliharaan arsip itusendiri. Pada tahap penyusutan arsip kegiatan yang dilakukan yaitu kegiatan pemindahan arsip,tetapi hanya sebagian namun kegiatan tersebut dilakukan sudah beberapa tahun yang lalu dan untuksaat masih belum ada kegiatan pemusnahan dokumen dengan cara dokumen tersebut dihancurkan.Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa pengelolaan arsip di Sub Bagian AdministrasiKewilayahan Pemerintah Kota Surabaya belum berjalan dengan baik.Kata Kunci: Pengeloaan Arsip Dinamis, Sub Bagian Administrasi Kewilayahan