Implementasi Sistem SIGEMAS (Sistem Giga Media Arsip Surat) sebagai Solusi Digitalisasi Administrasi Surat Berbasis Web di PT. Giga Media Internet - Salma Elsa Widyadhana; Muhammad Arifin (Abdimas Toddopuli: Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat, 2025)
Administrasi surat memiliki peran penting dalam menunjang efisiensi dan efektivitas kerja organisasi. Namun, proses pengelolaan surat di PT. Giga Media Internet masih dilakukan dengan cara manuall, yang menimbulkan bermacam-macam kendala seperti kesalahan pencatatan, keterlambatan disposisi, dan kesulitan dalam penelusuran arsip. Kegiatan ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem pengarsipan surat berbasis web sebagai solusi digitalisasi administrasi surat agar lebih cepat, terintegrasi, dan aman. Metode pelaksanaan kegiatan menggunakan pendekatan partisipatif yang melibatkan staf bagian umum dan pimpinan perusahaan dalam setiap tahap kegiatan. Tahapan yang dilakukan meliputi analisis kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan menggunakan PHP dan MySQL, implementasi di lingkungan perusahaan, serta pelatihan bagi pengguna. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem SIGEMAS (Sistem Giga Media Arsip Surat) berhasil meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi pencatatan, di mana dua orang staf bagian umum dan satu pimpinan mampu mengoperasikan sistem dengan baik. Proses pencatatan surat menjadi 80% lebih cepat, pencarian arsip berkurang dari rata-rata 20 menit menjadi 2 menit, dan seluruh disposisi surat dapat dipantau secara digital. Temuan ini memperkuat teori transformasi digital organisasi yang menekankan pentingnya adaptasi teknologi dalam meningkatkan produktivitas dan transparansi kerja. Kesimpulan dari kegiatan ini menunjukkan bahwa implementasi SIGEMAS memberikan inovasi baru dalam tata kelola administrasi perusahaan dan memperkuat keterlibatan langsung masyarakat industri dalam penerapan sistem informasi digital.