Perancangan Sistem E-Arsip Surat Masuk dan Keluar di BKAD Kabupaten Asahan - Abdul Aziz Ardana; Azrai Sirait (Jurnal Intelek Dan Cendikiawan Nusantara, 2025)
Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Kabupaten Asahan saat ini masih dilakukan secara konvensional. Pencatatan data surat masih mengandalkan buku agenda fisik dan penyimpanan dokumen dilakukan secara manual dalam lemari arsip. Metode ini memiliki berbagai kelemahan, antara lain lambatnya proses temu kembali (pencarian) dokumen, risiko tinggi terhadap kerusakan atau kehilangan arsip fisik, serta inefisiensi dalam pembuatan laporan rekapitulasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi E-Arsip berbasis web guna mengatasi permasalahan tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah observasi partisipatif dan studi literatur. Sistem dirancang menggunakan pemodelan UML (Unified Modeling Language) dan dikembangkan dengan bahasa pemrograman PHP Native serta database MySQL. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem E-Arsip yang memiliki fitur pencatatan surat, upload dokumen digital, manajemen kategori, pencarian cepat, dan cetak laporan otomatis. Berdasarkan pengujian Black Box, sistem ini terbukti valid dan mampu meningkatkan efisiensi serta akuntabilitas pengelolaan arsip di BKAD Kabupaten Asahan.