Rancang Bangun dan Analisis Dampak Sistem Otomasi Workflow Pengajuan Pembelian Barang Berbasis Power Automate untuk Meningkatkan Efisiensi Administrasi di Politeknik Industri Petrokimia Banten - Saputra, Deni; Darnis, Febriyanti (RIGGS: Journal of Artificial Intelligence and Digital Business, 2026)
Penelitian ini bertujuan merancang dan menganalisis dampak sistem otomasi workflow pengajuan pembelian barang berbasis Microsoft Power Automate untuk meningkatkan efisiensi administrasi di Politeknik Industri Petrokimia Banten. Pendekatan metode campuran dengan kerangka Business Process Management (BPM) diterapkan, meliputi pemetaan proses manual (as-is), perancangan alur digital (to-be), implementasi, dan pengukuran dampak secara kuantitatif dan kualitatif. Hasil implementasi selama dua bulan menunjukkan peningkatan efisiensi signifikan: waktu siklus persetujuan berkurang 80% (dari 10 hari menjadi 2 hari), risiko kehilangan dokumen turun menjadi 0%, ketidaksesuaian spesifikasi teknis dapat dihilangkan, serta 92% pengguna merasakan kemudahan pemantauan melalui dasbor terpusat. Sistem yang dibangun memanfaatkan integrasi Microsoft Forms, SharePoint/Microsoft List, dan Power Automate untuk menciptakan alur persetujuan terotomasi, notifikasi real-time, dan jejak digital yang terdokumentasi pada setiap tahap proses. Temuan penelitian menunjukkan bahwa otomasi workflow tidak hanya mempercepat proses birokrasi, tetapi juga meningkatkan kualitas data, transparansi, dan akuntabilitas tata kelola pengadaan di lingkungan pendidikan vokasi. Penelitian ini memberikan bukti empiris penerapan platform low-code/no-code di perguruan tinggi, serta menegaskan relevansi BPM sebagai kerangka perbaikan berkelanjutan bagi proses administrasi pengadaan. Rekomendasi yang dihasilkan meliputi pengesahan SOP digital, penetapan SLA persetujuan, integrasi lebih lanjut dengan sistem keuangan dan inventori, serta replikasi model ke proses administrasi lain yang memiliki karakteristik alur persetujuan serupa. Disimpulkan bahwa otomasi workflow berbasis Power Automate merupakan solusi strategis untuk transformasi proses administratif yang lebih gesit, akurat, dan akuntabel.