Rancang Bangun Sistem Informasi Surat-Menyurat Berbasis Web dengan Menggunakan Pendekatan Extreme Programming (Studi Kasus: PT. Gresik Migas) - Mohammad Tegar Prasettya; Anfazul Faridatul Azizah; Rachmaningrum, Nilla Rachmaningrum (eProceedings of Engineering, 2025)
Abstrak — Sistem pengelolaan surat yang masih dilakukan secara manual pada PT Gresik Migas menimbulkan berbagai kendala, seperti keterlambatan pencatatan, kesulitan dalam pelacakan surat, serta kurangnya efisiensi dalam proses disposisi dan persetujuan surat. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dilakukan pengembangan sistem informasi surat menyurat berbasis web dengan pendekatan Extreme Programming (XP). Sistem ini dirancang dengan tiga peran utama, yaitu admin, direktur, dan SPI, yang masing-masing memiliki hak akses berbeda. Fitur utama mencakup pengelolaan surat masuk dan keluar, klasifikasi dan status surat, disposisi, filter tanggal, pencetakan PDF, galeri lampiran, dan pengunduhan file surat. Proses pengembangan dilakukan secara iteratif dan diuji menggunakan metode blackbox testing untuk memastikan kesesuaian fungsionalitas dengan kebutuhan pengguna. Hasil dari pengujian menunjukkan bahwa sistem mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan surat, mempercepat proses distribusi dan validasi, serta meminimalisir risiko kehilangan dokumen penting. Sistem ini diharapkan dapat menjadi solusi digital yang membantu PT Gresik Migas dalam melakukan transformasi pengelolaan administrasi surat secara real-time, terstruktur, dan akurat di era digitalisasi saat ini. Kata kunci — manajemen surat, website, laravel, extreme programming, gresik migas