Digitalisasi Dokumen Legal Periode 2009-2021 di Unit Specialist of Legal Document PT Kereta Api Indonesia (Persero) - Khalilah, Khansa; Destrian, Ope; Sudarma, Sudarma (Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 2025)
Digitalisasi dokumen legal di Unit Specialist of Legal Document (USDL.1) PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan upaya strategis untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, menjamin pelestarian dokumen bernilai permanen, serta mempercepat akses terhadap informasi hukum yang bersifat penting. Peningkatan volume dokumen dan tuntutan ketersediaan informasi yang cepat dan akurat mendorong penerapan pengelolaan arsip berbasis teknologi melalui Rail Document System (RDS). Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis digitalisasi dokumen legal periode 2009–2021 serta mengkaji faktor-faktor yang memengaruhi keterlambatan integrasi dokumen lama ke dalam RDS. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif melalui observasi langsung, wawancara dengan pegawai yang terlibat dalam pengelolaan dokumen legal, serta telaah dokumentasi pendukung. Pendekatan ini memungkinkan peneliti memahami secara mendalam praktik digitalisasi, karakteristik dokumen lama, serta dinamika penerapan sistem pengelolaan dokumen digital di lingkungan kerja yang alami. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan digitalisasi dokumen legal sejak tahun 2022 yang terintegrasi dengan RDS secara nyata meningkatkan aksesibilitas dokumen, efisiensi temu kembali arsip, serta keamanan informasi. Sedangkan, dokumen legal periode 2009–2021 umumnya masih berada pada tahap alih media dan belum terintegrasi ke dalam sistem terpusat. Kondisi ini tidak hanya dipengaruhi oleh aspek teknis kualitas hasil pemindaian dokumen lama, tetapi juga oleh kesiapan sistem RDS yang masih dalam tahap pengembangan untuk mengakomodasi karakteristik dokumen legacy. Temuan ini menunjukkan adanya kesenjangan pengelolaan antara dokumen legal baru dan dokumen historis, yang berimplikasi pada efektivitas pengelolaan arsip legal secara menyeluruh. Penelitian ini berkontribusi dalam kajian kearsipan digital dengan menegaskan bahwa digitalisasi dokumen legal tidak dapat dipahami semata sebagai proses pemindaian, melainkan sebagai rangkaian pengelolaan arsip digital yang menuntut kualitas alih media, struktur metadata yang memadai, serta kesiapan sistem untuk integrasi jangka panjang. Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi dasar evaluasi dan perumusan strategi pengembangan digitalisasi arsip legal yang terintegrasi, berkelanjutan, dan berorientasi pada keandalan arsip sebagai bukti hukum di lingkungan BUMN.