PENGUATAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL: STUDI IMPLEMENTASI UNINTERRUPTIBLE POWER SUPPLY DI ASSET OWNERSHIP DOCUMENT AND FILES (USDA) PT KERETA API INDONESIA - Arsyad, Kennan; Adnans, Abdhy Aulia; Sudarma, Sudarma (Responsive: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora Dan Kebijakan Publik, 2025)
Arsip vital merupakan jenis arsip yang memiliki nilai strategis bagi keberlangsungan operasional dan hukum suatu organisasi, termasuk di lingkungan PT Kereta Api Indonesia (Persero). Kerusakan atau kehilangan arsip vital dapat menimbulkan dampak administratif, hukum, dan finansial yang signifikan. Oleh karena itu, diperlukan sistem pendukung yang andal untuk menjamin keberlanjutan pengelolaan arsip, salah satunya melalui penerapan teknologi Uninterruptible Power Supply. Kajian ini bertujuan untuk menganalisis peran implementasi Uninterruptible Power Supply dalam mendukung pengelolaan arsip vital Asset Ownership Document and Files (USDA) PT KAI (Persero), khususnya dalam menjaga stabilitas sistem dan meminimalkan risiko kehilangan data akibat gangguan listrik. Metode kajian meliputi observasi langsung terhadap infrastruktur kelistrikan dan sistem kearsipan, wawancara dengan pegawai dan teknisi terkait, serta telaah dokumen dan literatur. Hasil kajian menunjukkan bahwa Uninterruptible Power Supply berperan penting dalam menjaga kontinuitas operasional perangkat elektronik dan server arsip digital selama pemadaman listrik, serta menyediakan waktu yang cukup untuk proses pencadangan atau penghentian sistem secara aman. Dengan demikian, Uninterruptible Power Supply tidak hanya berfungsi sebagai perangkat pendukung kelistrikan, tetapi juga sebagai bagian integral dari sistem manajemen risiko dalam pengelolaan arsip vital. Vital archives are type of archive that has strategic value for the operational and legal continuity of an organization, including within PT Kereta Api Indonesia (Persero). Damage or loss of vital archives can have significant administrative, legal, and financial impacts. Therefore, a reliable support system is needed to ensure the sustainability of archive management, one of which is through the implementation of Uninterruptible Power Supply technology. This study aims to analyze the role of Uninterruptible Power Supply implementation in supporting the management of vital archives of Asset Ownership Document and Files (USDA) of PT Kereta Api Indonesia (Persero), particularly in maintaining system stability and minimizing the risk of data loss due to power outages. The study methods include direct observation of the electrical infrastructure and archiving system, interviews with related employees and technicians, and document and literature review. The study results indicate that UPS plays crucial role in maintaining the operational continuity of electronic devices and digital archive servers during power outages, as providing sufficient time for backup processes or safe system shutdowns. Uninterruptible Power Supply functions not only as an electrical support device, but also an integral part of the risk management system in the management of vital archives.