PEMANFAATAN ARSIP VITAL KERETA API UNTUK KEMUDAHAN TEMU KEMBALI ARSIP MELALUI ALIH MEDIA DI PT. KAI - Rachmanda, Daffa; Destrian, Ope; Rohman, Asep Saeful (Responsive: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora Dan Kebijakan Publik, 2025)
Artikel ini mengkaji pemanfaatan alih media arsip vital untuk kemudahan temu kembali arsip di Unit Asset Ownership Document & Files PT Kereta Api Indonesia (Persero). PT Kereta Api Indonesia (Persero) melalui unit Asset Ownership Document & Files (USDA) berupaya melakukan alih media arsip vital dari bentuk konvensional ke format digital dengan tujuan untuk menjaga informasi pada arsip tetap terjaga kelestariannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sarana prasarana, kendala, serta manfaat alih media arsip vital dalam menunjang kemudahan temu kembali arsip. Metode penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa alih media arsip vital berkontribusi pada peningkatan efisiensi, keamanan data, serta mempermudah akses informasi. Namun, kendala yang dihadapi antara lain keterbatasan sarana prasarana penyimpanan, kerusakan fisik dokumen berusia tua, serta keterbatasan jumlah scanner berukuran besar. Oleh karena itu, diperlukan strategi berupa pengadaan sarana tambahan, preservasi arsip fisik, serta pengembangan sistem temu kembali berbasis digital yang terintegrasi. This article examines the utilization of vital archive media transfer for easy retrieval at the Asset Ownership Document & Files Unit of PT Kereta Api Indonesia (Persero). PT Kereta Api Indonesia (Persero), through its Asset Ownership Document & Files (USDA) unit, is attempting to transfer vital archive media from conventional to digital format with the aim of preserving the information in the archives. The purpose of this study is to analyze the infrastructure, constraints, and benefits of vital archive media transfer in supporting easy retrieval. The research method uses a qualitative descriptive approach with observation, interview, and documentation techniques. The results show that vital archive media transfer contributes to increased efficiency, data security, and facilitates access to information. However, obstacles faced include limited storage infrastructure, physical damage to old documents, and a limited number of large scanners. Therefore, a strategy is needed in the form of procuring additional facilities, preserving physical archives, and developing an integrated digital-based retrieval system.