Rancangan Sistem Pengarsipan Surat Organisasi Himpunan Pelajar Mahasiswa Turatea Berbasis Web Menggunakan Metode Metadata - Armind Mauldi Kurniawan; Dolly Indra; Farniwati Fattah (LINIER: Literatur Informatika dan Komputer, 2025)
Pengelolaan arsip surat pada Himpunan Pelajar Mahasiswa Turatea (HPMT) Kabupaten Jeneponto selama ini masih dilakukan secara manual dengan mencatat pada buku agenda dan menyimpan dokumen dalam bentuk fisik. Proses tersebut menimbulkan berbagai kendala, di antaranya sulitnya pencarian arsip, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta rendahnya efisiensi administrasi organisasi. Untuk mengatasi masalah tersebut, penelitian ini merancang sistem pengarsipan surat berbasis web dengan menerapkan metode metadata sebagai sarana pengklasifikasian data agar proses pencarian lebih cepat dan terstruktur. Metode pengembangan yang digunakan adalah Software Development Life Cycle (SDLC) model Waterfall yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, serta pemeliharaan. Perancangan sistem mencakup flowchart, use case, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan desain antarmuka utama. Sistem dirancang agar admin dapat melakukan manajemen arsip surat masuk dan keluar, pencarian berbasis metadata, manajemen pengguna, serta pembuatan laporan dalam format PDF. Sementara itu, pengguna memiliki hak akses terbatas untuk melihat arsip dan membuat laporan tanpa dapat mengubah data. Dengan adanya sistem ini, proses pengarsipan surat pada HPMT diharapkan menjadi lebih efisien, terorganisir, dan aman, sehingga dapat meningkatkan kinerja administrasi organisasi secara menyeluruh