Mail management procedures in the general affairs division of Surakarta City Regional Secretariat - Efi Kusumawardani; Patni Ninghardjanti; Tutik Susilowati (JIKAP (Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran), 2026)
Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Surakarta. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan dalam penelitian adalah informan, tempat dan peristiwa, serta dokumentasi. Teknik sampling yang digunakan adalah purposive sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Validitas data yang digunakan adalah validitas internal dan validitas eksternal. Sedangkan analisis data yang digunakan yaitu dengan model analisis interaktif. Hasil penelitian: (1) Pengelolaan surat di Sekretariat Daerah Kota Surakarta berlangsung efektif, efisien, dan akuntabel melalui pembagian tugas yang jelas, dukungan regulasi, penerapan sistem digital, serta mekanisme disposisi berjenjang yang mencerminkan prinsip good governance, (2) Kendala yang dirasakan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah kurangnya pemahaman Masyarakat terhadap alur dan kewenangan antar bagian, (3) Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Surakarta perlu menerapkan strategi komprehensif berbasis sosialisasi, digitalisasi, dan evaluasi berkala untuk membangun layanan persuratan yang efisien, transparan, dan responsif.    Kata Kunci: administrasi; pelayanan; pemerintahAbstract: This study aimed to examine the procedures for managing incoming and outgoing mail in the General Affairs Division of the Surakarta City Regional Secretariat. A qualitative descriptive research design was employed. Data sources included key informants, direct observation of events and locations, and relevant documentation. Purposive sampling was utilized to select participants. Data collection techniques comprised interviews, observation, and document analysis. Internal and external validity assessments ensured data credibility. The interactive analysis model guided data analysis. The findings revealed that: (1) Mail management at the Surakarta City Regional Secretariat operates effectively, efficiently, and accountably through clear task distribution, regulatory support, digital system implementation, and a tiered disposition mechanism reflecting good governance principles; (2) The primary obstacle identified was the public's insufficient understanding of mail routing procedures and jurisdictional boundaries between divisions; and (3) The General Affairs Division should implement a comprehensive strategy incorporating public outreach, digitalization, and periodic evaluation to establish efficient, transparent, and responsive mail services. Keywords: administration; government; services