Pengembangan Sistem Monitoring Peminjaman Arsip Transaksi Keuangan Berbasis Google Workspace pada Divisi Akuntansi PT XYZ - muhamad imam nurfadhilah (Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara, 2026)
PT XYZ merupakan perusahaan dengan aktivitas transaksi keuangan tinggi yang menghasilkan arsip transaksi keuangan dalam jumlah besar dan secara rutin dipinjam untuk mendukung kegiatan administrasi, pelaporan keuangan, dan audit. Berdasarkan observasi pada Unit Arsip Divisi Akuntansi, rata-rata terdapat 300 hingga 500 transaksi peminjaman arsip setiap bulan, namun pendataannya masih dilakukan manual pada beberapa lembar kerja terpisah, sehingga data tidak terintegrasi dan monitoring peminjaman menjadi kurang efektif. Proyek pengabdian ini bertujuan mengembangkan dan menerapkan sistem monitoring peminjaman arsip transaksi keuangan berbasis Google Workspace, memanfaatkan Google Apps Script sebagai media otomatisasi, Google Sheets sebagai basis data terpusat, Google Drive sebagai media penyimpanan digital, serta surel sebagai sarana notifikasi otomatis, dikembangkan menggunakan metode ADDIE melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pelaksanaan pengabdian mencakup instalasi sistem sebagai web app, sosialisasi kepada petugas arsip, serta pendampingan melalui penyerahan Manual Book agar sistem dapat dioperasikan mandiri oleh mitra. Hasil implementasi menunjukkan dampak konkret bagi mitra berupa peningkatan efisiensi kerja: waktu pencatatan peminjaman berkurang dari rata-rata 3 menit 40 detik menjadi 46 detik per transaksi (penurunan sekitar 79%), serta langkah kerja admin berkurang dari 5 menjadi 2 langkah. Sistem juga berhasil mengotomatisasi pembuatan folder penyimpanan arsip, pengiriman notifikasi surel, dan monitoring peminjaman secara terpusat melalui dashboard, dilengkapi autentikasi yang membedakan hak akses peminjam dan petugas arsip. Dengan hasil tersebut, sistem terbukti meningkatkan efektivitas kerja petugas arsip serta memperkuat pengawasan terhadap pergerakan arsip transaksi keuangan pada Unit Arsip Divisi Akuntansi PT XYZ.