APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MASUK, SURAT KELUAR SERTA PEMBUATAN SURAT PERINTAH PERJALANAN (Studi Kasus : Dinas (SPPD) di KPU Prov. Jawa Barat) - Julian Chandra Wibawa; Hana Putri Saraswati (Jurnal Teknologi dan Informasi (JATI), 2013)
Komisi Pemiliahan Umum (KPU) Prov. Jawa Barat merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas sebagai penyelenggara pemilihan umum (pemilu). Dalam pengelolan setiap surat yang masuk, keluar dan pembuatan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) masih dilakuakan secara manual. Dengan sistem yang sedang berjalan saat ini cukup menyita waktu yang cukup banyak hanya untuk sekedar mencari posisi surat masuk tersebut di pejabat terkait dan pembuatan laporan yang harus menyita waktu yang cukup lama, sedangkan pada pembuatan SPPD masih melakukan perhitungan rincian biaya menggunakan kalkulator dan penyimpanan data pun kadang terbengkalai dan itu menyebabkan buku register dalam pencatatan SPPD tidak berurutan.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan, membuat perancangan Sistem Informasi, mengimplementasikan Sistem Informasi serta melakukan analisis pengujian program yang terbatas pada sistem pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di Komisi Pemilihan Umum (KPU) Prov. Jawa Barat. Kegunaan penelitian ini diharapkan bisa meningkatkan semua aspek yang terlibat di dalamnya.Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan yang diinginkan.Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar serta Pembuatan SPPD ini yaitu menggunakan metode prototype. Sebab metode ini merupakan metode waterfall yang dilakukan secara berulang–ulang dan mengacu pada kepuasan user.Setelah melewati tahapan implementasi diperoleh hasi yaitu keamanan data lebih terjamin sebab tidak semua staff bisa mengakses program aplikasi tersebut. Pada proses penyimpanan data pun dibilang aman dan rapih. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem ini dapat membantu dan mempermudah proses pembuatan laporan, pencarian surat yang ditujukan untuk ketua maupun sekertaris, dan perhitungan biaya yang dikeluarkan dalam pembuatan SPPD pun terbilang aman dan efisisen.