PENCITRAAN (IMAGING) BERKAS REKAM MEDIS PADA KEGIATA N PENYUSUTA N DI RSUD KOTA YOGYAKARTA - Savitri Citra Budi; Zahrotul Khasanah (Asosiasi Perguruan Tinggi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia- APTIRMIKI, 2015)
AbstractMedical records as one of the authentic proof of service must be stored as appropriated with predeterminedtime period. Based on the circular letter from director general of medical services No.HK.00.06.1.5.01160dated March 21, 1995 has been set depreciation schedules medical record file according to the type ofillness. In Yogyakarta City Hospital has implemented a process of imaging (imaging) since April this 2013.This matter anticipates the various needs related to medical records, for example, medical records are stillworth to be required can be found easily and can be printed again. This study describes the implementationof imaging (imaging) medical record file on shrinkage activities in hospitals in Yogyakarta.To investigatethe imaging process (imaging) on the implementation of the shrinkage in the hospital medical record file ofYogyakarta, determine the factors that affect the implementation of the process of imaging (MRI) in hospitalsof Yogyakarta, and identify any obstacles in the implementation process of imaging (MRI) in hospitals the cityof Yogyakarta.This study is a descriptive study using a case study approach. Subjects of this study consistedof three medical records clerk and one IT officer. The object of this study is the implementation of imaging(MRI) in the depreciation file medical records in hospitals in Yogyakarta.Based on interviews and observations,imaging process (MRI) is one of the stages in the implementation of depreciation medical record file. Stagesin the medical record file shrinkage in Yogyakarta City Hospital is a medical record file sorting, checking thelast visit to the Health Information System (HIS), the process of imaging (imaging), move the sheet of medicalrecords into a folder, and enter the medical record sheet not worth order to the warehouse. While activity inthe process of imaging (MRI) in Yogyakarta City Hospital medical record sheet includes sorting, scanning,and storage. Factors that affect the implementation process of imaging (MRI) in hospitals Yogyakarta City isdivided into 5 groups: the man (human resources), money, machine (engine), method (method), and materials.Obstacles in the implementation process of imaging (MRI) is the lack of human resources (HR), there is nofixed procedure and work instructions, the results of imaging (MRI) is not connected to the Health InformationSystem (HIS) Hospital Yogyakarta, there was no budget imaging tool (imaging) for large-size sheet of medicalrecords.Keywords: medical record file depreciation, medical record imaging, medical record file storage inactive.AbstrakRekam medis sebagai salah satu bukti otentik pelayanan harus disimpan sesaui jangka waktu yang telahditentukan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret1995 telah diatur jadwal penyusutan berkas rekam medis sesuai jenis penyakitnya. Di RSUD Kota Yogyakartatelah melaksanakan proses pencitraan (imaging) sejak bulan April 2013.Hal ini dilakukan untuk mengantisipasiberbagai kebutuhan yang berkaitan dengan rekam medis, misalnya rekam medis yang masih bernilai gunadiperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dicetakkan kembali. Penelitian ini menggambarkanpelaksanaan pencitraan (imaging) berkas rekam medis pada kegiatan penyusutan di RSUD Kota Yogyakarta.Tujuan Mengetahui proses pencitraan (imaging) pada pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di RSUDKota Yogyakarta, mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi dilaksanakannya proses pencitraan (imaging)di RSUD Kota Yogyakarta, dan mengetahui hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pencitraan(imaging) di RSUD Kota Yogyakarta. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif denganmenggunakan pendekatan studi kasus. Subjek penelitian ini terdiri dari tiga orang petugas rekam medis dan satu orang petugas IT. Objek penelitian ini adalah pelaksanaan pencitraan (imaging) pada penyusutan berkasrekam medis di RSUD Kota Yogyakarta. Berdasarkan wawancara dan obervasi, proses pencitraan (imaging)merupakan salah satu tahapan dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Tahapan dalam penyusutanberkas rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta yaitu melakukan pemilahan berkas rekam medis, melakukanpengecekan tahun kunjungan terakhir pada Sistem Informasi Kesehatan (SIK), melakukan proses pencitraan(imaging), memindahkan lembar rekam medis ke folder, dan memasukkan lembar rekam medis yang tidakbernilai guna ke gudang penyimpanan. Sedangkan kegiatan dalam proses pencitraan (imaging) di RSUDKota Yogyakarta meliputi pemilahan lembar rekam medis, proses scanning, dan penyimpanan. Faktor-faktoryang mempengaruhi dilaksanakannya proses pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta terbagi menjadi5 kelompok yaitu man (sumber daya manusia), money, machine (mesin), methode (metode), dan material.Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pencitraan (imaging) yaitu kurangnya sumber daya manusia(SDM), tidak ada prosedur tetap dan instruksi kerja, hasil pencitraan (imaging) belum tersambung ke SistemInformasi Kesehatan (SIK) RSUD Kota Yogyakarta, tidak adanya anggaran alat pencitraan(imaging) untuklembar rekam medis ukuran besar.Kata kunci: penyusutan berkas rekam medis, pencitraan (imaging), penyimpanan berkas rekam medis inaktif.