PR Campaign Klub Sepatu Roda di Bawah Porserosi Semarang Melalui Rangkaian event “Juara Bersama Sepatu Roda”dan “Fun Skate on Car Free Day” (Program Manager) - Nisa Tunjung Hapsari; Yanuar Luqman; Nurist Surraya ulfa (Jurusan Ilmu Komunikasi, FISIP, Universitas Diponegoro, 2013)
PENDAHULUAN Perkembangan sepatu roda di kota Semarang sedang mengalami peningkatan, animomasyarakat kota semarang akan permainan ini meningkat tajam. Peningkatan popularitasnya inidapat dilihat dengan adanya peminat sepatu roda di Simpang Lima setiap harinya. Hal ini jugadiikuti dengan maraknya para pemilik sepatu roda yang menyewakan sepatu roda kepadapengunjung. Permainan sepatu roda mulai banyak kita jumpai di kawasan pusat kota setiapharinya. Meningkatnya animo masyarakat akan olahraga ini seharusnya dapat dimanfaatkan olehPORSEROSI sebagai alat untuk menjaring bibit- bibit calon atlet sepatu roda kota Semarangdengan mengarahkannya tergabung ke dalam salah satu klub sepatu roda. Namun, hingga saat inikeberadaan klub – klub sepatu roda di bawah naungan PORSEROSI kota Semarang masihbelum diketahui oleh masyarakat kota Semarang. Sehingga, para penggemar sepatu roda belumterarahkan bakatnya.MasalahSebagai ibu kota Jawa Tengah, kota Semarang merupakan tempat lahirnya para atlet Sepaturoda. Prestasi yang ditunjukkan atlet kota Semarang pun cukup menjanjikan. Bahkan, di eventinternasional pun para atlet sepatu roda mampu bersaing dengan atlet manca negara dan mampumemberikan hasil yang memuaskan. Namun, berdasarkan hasil riset menunjukkan bahwa :a. Sepatu roda hanya memperoleh suara sebanyak 13 % sebagai olah raga yang diminatioleh anak – anak usia 7 – 12 tahun.b. Pengetahuan siswa siswi tentang klub sepatu roda juga terbilang masih rendah,kurang dari 50%, atau sekitar 48,3% responden yang mengetahui klub – klub sepaturodac. Rendahnya pengetahuan dan minat responden untuk bergabung dengan klub Sepaturoda di kota semarang pun masih sangat kurang. 61,67% responden menyatakanbahwa mereka tidak berminat untuk bergabung di klub Sepatu roda.TujuanTujuan umum : Meningkatkan awareness klub sepatu roda di kota Semarang sebagai saranamengembangkan minat dan bakat sepatu roda agar dapat berprestasi dengan cara yangmenyenangkan sebesar 15%TujuanKomunikasiinformingpersuadingremindingResponKhalayakEfekKognitifEfek AfektifEfekKonatifProsesPengambilankeputusanAttentionInterest &DesireDecision &ActionTujuan khusus : Meningkatkan minat masyarakat khususnya anak – anak usia 7 – 12 thuntuk bergabung kedalam klub-klub Sepatu roda di kota semarang. Dari 38 % menjadi 50 %,didalam klub-klub ini masyarakat khususnya anak-anak akan dibekali, diarahkan, dilatih dandibina dengan benar tentang olahraga Sepatu roda.Kerangka pemikiranKomunikasi persuasifPersuasi merupakan usaha untuk mengubah sikap melalui penggunaan pesan, berfokusterutama pada karakteristik komunikator dan pendengar. Sehingga komunikasi persuasif lebihjelasnya merupakan komunikasi yang berusaha untuk mengubah sikap receiver melaluipenggunaan pesan yang dilakukan sendiri. DeVito menjelaskan komunikasi persuasif dalambuku Komunukasi Antar Manusia sebagai berikut: “Pembicaraan persuasif mengetengahkanpembicaraan yang sifatnya memperkuat, memberikan ilustrasi, dan menyodorkan informasikepada khalayak.” Akan tetapi tujuan pokoknya adalah menguatkan atau mengubah sikap danperilaku, sehingga penggunaan fakta, pendapat, dan himbauan motivasional harus bersifatmemperkuat tujuan persuasifnya.“A procedure, from attention to action” atau dengan formula lain dengan slogan “AIDDA”.Proses penahapan komunikasi ini mengandung maksud bahwa komunikasi hendaknyadimulai dengan membangkitkan perhatian. Dalam hubungan ini, komunikator harusmenimbulkan daya tarik. Apabila perhatian komunikan telah terbangkitkan, sebaiknya disusuldengan upaya menumbuhkan minat atau interest. Minat adalah kelanjutan dari perhatian yangmerupakan titik tolak bagi timbulnya hasrat atau desire untuk melakukan suatu kegiatan yangdiharapkan komunikator.Adapun keterkaitan antara tujuan komunikasi dan respon khalayakberkaitan dengan tahap-tahap dalam proses penerimaan pesan dapat dilihat pada gambar berikut :Gambar 1.1 skema teoritisBentuk strategi yang dapat dilakukan dalam kampanye adalah melakukan kegiatan persuasi(bujukan). Artinya, melakukan persuasi merupakan tujuan dari proses komunikasi yangdilakukan dan merupakan proses belajar yang bersifat emosional, atau bisa juga dikatakansebagai perpindahan anutan dari hal yang lama ke hal yang baru melalui penanaman suatupengertian dan pemahaman.Kampanye Public RelationsKampanye Public Relations (PR compaign) dalam arti sempit bertujuan meningkatkan kesadarandan pengetahuan khalayak sasaran (target audience) untuk merebut perhatian sertamenumbuhkan persepsi atau opini yang positif terhadap suatu kegiatan dari suatu lembaga atauorganisasi agar tercipta suatu kepercayaandan citra yang baik dari masyarakat melaluipenyampaian pesan secara intensif dengan proses melalui penyampaian pesan secara intensifdengan proses komunikasi dan jangka waktu tertentu yang berkelanjutan.Target AudiensTarget audiens dari event ini khususnya berasal dari Kota Semarang, dan dari Jawa Tengah padaumumnya. Target terbagi menjadi tiga (3) kelompok usia yang kami golongkan menjadi targetprimer, target sekunder, dan target tersier.a. Target Primer yaitu target utama dalam pelaksanaan event ini adalah anak-anakSekolah Dasar (SD) yang berusia 7-12 tahun.b. Target Sekunder merupakan kelompok target audiens yang terdiri dari anakanaksekolah yang berada dibawah maupun diatas tingkat Sekolah Dasar, usiadibawah 7 tahun dan diatas 12 tahun. SES A – C, pendidikan TK, SMP, SMA, S1dan umum.c. Target Tersier adalah kelompok target yang merupakan masyarakat umumseperti orangtua dari anak-anak tersebut diatas.DIVISI PROGRAM MANAGER RANGKAIAN EVENT“JUARA BERSAMA SEPATU RODA”“Juara Bersama Sepatu Roda” dan “Fun Skate on Car Free Day merupakan rangkaianacara yang dikemas Porserosi kota Semarang dengan tujuan meningkatkan pengetahuan sertameningkatkan minat masyarakat, terutama anak usia 7 – 12 th untuk bergabung dengan klub –klub sepatu roda di bawah naungan Porserosi kota Semarang. Hal tersebut telah memberikanberbagai poin penting dalam melaksanakan sebuah event beserta efek yang ditimbulkan. DivisiProgram manager bertugas dalam hal perencanaan teknis event mulai dari perhitungan biayayang dibutuhkan, pemilihan talent, menyusun rundown acara hingga mempersiapkan segalasesuatu yang diperlukan dalam pelaksanaan event.Kendala Yang Dihadapi oleh Program ManagerTerselenggaranya dua rangkaian acara Road Show “Juara Bersama Sepatu Roda” dan “CoachingClinic on Car Free Day” tidak luput dari beberapa kendala yang menghambat jalannya acara.Adapun kendala yang dihadapi misalnyaa. Penetuan jadwal roadshowPerencanaan awal road show berlangsung ternyata bersamaan dengan ujiantengah semester, sehingga beberapa atlet sepatu roda tidak dapat ikut membantujalannya acara.b. Rundown acara sempat mundur dikarenakan perwaklian antar klub ada yangterlambat hadir. Namun hal ini tidaklah menjadi masalah, karena untuk mengisiwaktu yang kosong MC mengajak pengunjung untuk mengikuti games yangmenarik.c. Beberapa program awal yang dikonsepkan ditiadakan seperti live music daribrownshoes. Hal ini dikarenakan waktu yang terbatas, mengingat venue diadakandi Car Free Day, yang mengharuskan jalan dibuka pukul 09.00 WIBd. Panitia penyelenggara harus memproduksi kembali sticker sebagai gimmickevent, dikarenakan jumlah sticker yang telah diproduksi awal ternyata kurang,Evaluasi Program ManagerEvaluasi menjadi hal penting setelah kegiatan “Fun Skate on Car Free Day” berlangsung.Evaluasi digunakan untuk melihat hasil dari apa yang telah dilakukan apakah sudah memenuhitarget yang telah ditetapkan, kelebihan, dan kekurangan dari event tersebut. Sehinggakedepannya kekurangan tersebut dapat diperbaiki serta masukan-masukan yang bermanfaatuntuk kegiatan serupa dikemudian hari. Dengan evaluasi juga akan dapat terlihat kekurangandari kinerja Program Manager.Beberapa indikator yang terbukti menyatakan keberhasilan event ini adalah :a. Tujuan acara tepenuhi, hingga melebihi target dari yang ditetapkan. Informasidalam acara telah tersampaikan dengan baik. Peserta dapat mengingat danmengulang informasi secara umum seputar Klub sepatu roda kota Semarang,diantaranya adalah informasi tentang peralatan apa saja yang diperlukan untukbermain sepatu roda yang aman dan benar, nama – nama klub di bawah naunganPorserosi kota Semarang, tempat latihan masing – masing klub, nama – nama atletandalan setiap klubnya, dsb.b. Antusiasme audiens selama acara berlangsung sangat tinggi, terlihat dari:i. Jumlah Peserta coaching clinic yang melebihi targetii. Audiens tetap berada ditempat hingga acara selesai (pengundiandoorprize)Dari segi program manager, dapat dikatakan event terlaksana dengan baik. Hal ini dapatterlihat dari beberapa faktor-faktor berikut ini:a. Daftar kebutuhan produksi event terpenuhi, dapat terealisasi dan terpenuhi, hanyabeberapa item yang tidak dapat terpenuhi.b. Proses loading in dan loading out berjalan sesuai rundown yang telah dibuat.c. Ketersediaan makanan yang dapat memenuhi kebutuhan konsusmsi selama acarad. Jumlah total biaya yang dikeluarkan tidak melebihi rencana awal, perencanaansemula dengan estimasi budget sebesar Rp.10.820.000,- dapat diminimalkanmenjadi Rp. 7.740.000,-. Sisa anggaran dialokasikan untuk pembayaran feepanitia yang ikut membantu jalannya acara dan disumbangkan kepada tiap-tiapklub sebagai dana pembinaan.e. MC selama rangkaian acara telah melakukan tugasnya dengan baik,dapatmemaparkan informasi yang bersifat persuasive sehingga audience tertarik untukbertanya lebih lanjut dan mengingat pesan yang telah disampaikanf. Bagian registrasi berjalan lancar. Peserta coaching clinic baik sewaktu roadshowdan Car free day telah tercatat, sehingga memudahkan dalam proses evaluasi(menghitung jumlah total partisipan).g. Gimmick dan doorprize didistribusikan dengan lancar. Pada saat roadshow,gimmick diberikan untuk siswa siswi yang dapat menjawab pertanyaan denganbenar (seputar sepatu roda) sedangkan pada saat Car Free Day, gimmick diberikansaat sesi games yang dipandu oleh mc dan doorprize diundi di akhir acaraParameter keberhasilan eventCommunicationObjectiveDari riset penyelenggara pasca event yang dilakukan melalui60 responden yang mengetahui Klub sepatu roda kotaSemarang, sebanyak 43, yang berminat gabung ke dalamklub sebanyak 41 responden dan yang mengetahui event“Fun Skate on CFD” sebanyak 53 responden. Data per klubmenunjukkan jumlah kenaikan anggota setelah acaraterselenggara. (Ikos mengalami kenaikan anggota sebanyak18 anak, Kairos 21 anak dan Eagle 14 anak)Konsep Acara Dari 34 responden yang mengikuti acara “Fun Skate on CarFree Day”, sebanyak 23 responden menyatakan bahwa acaratersebut “sangat menarik”, sisanya menyatakan “menarik”.Target Audience Total peserta coaching clinic “Juara Bersama Sepatu Roda”dan ‘Fun Skate on CFD” secara akumulatif mencapai 550peserta dari target minimal 200 peserta.Rundown dan Timeline a. Tidak terjadi pembatalan event. Event “Fun Skate onCFD” tetap dilaksanakan pada hari H, yaitu Minggu,28 Oktober 2012 sesuai dengan kesepakatan.b. Acara berjalan sesuai dengan rundown, meskipunterjadi delay selama 15 menit dan overtime selama 20menit, namun tetap masih dalam batas toleransi awalyaitu maksimal delay adalah selama 59 menit.Budgeting a. Tidak terjadi adanya pembengkakan budget selamaperencanaan hingga pelaksanaan eventb. Semua anggaran pelaksanaan acara” diperoleh darikegiatan sponsorshipc. Kegiatan “Fun Skate on CFD” mendapatkan surplussebesar Rp. 2.250.000,- dari sponsorshipSponsorship a. Kegiatan “Fun Skate on Car Free Day” berhasilmendapatkan pendanaan secara penuh dari pihak sponsor,yaitu PT KAI, Suara Merdeka group dan sponsor lainnyab. Kegiatan ini juga didukung oleh sponsor (dalam bentukproduk), yaitu Telkomsel, Aquaria, Horison,CocacolaPermit and Venue Kegiatan “Fun Skate on CFD” berhasil mendapatkan izinvenue di enam sekolah dasar dan area Car Free Day jalanpahlawan pada waktu yang telah ditentukan tanpamengeluarkan biaya.PENUTUPImplikasia. Kegiatan promosi melalui roadshow “Juara Bersama Sepatu Roda” ke enam sekolah dasardan event “Fun Skate on Car Free Day” berhasil meningkatkan pengetahuan target audienmengenai klub – klub sepatu roda di bawah naungan Porserosi ( Eagle, Kairos, Ikos)sebesar 23,47% serta meningkatkan minat sebesar 28,67%. Klub sepatu roda di bawahnaungan Porserosi kota Semarang seperti Ikos, Eagle dan Kairos menjadi lebih dikenal olehmasyarakat kota Semarang, khususnya sesuai target utama yang dituju yaitu anak usia 7 – 12tahun.b. Dalam publikasi event, media flyer merupakan tools yang paling efektif digunakan, terbukti50,94% responden mengetahui acara “Fun Skat on Car Free Day” melalui brosur (flyer)yang disebar. Srategy persuasif untuk mempengaruhi audiens tidak hanya dilakukan melaluilisan, melainkan juga dengan menggunakan media promosi seperti flyer dan poster.c. Kegiatan pencarian mitra pada event Fun Skate on Car Free Day menghasilkan kesepakatandengan pihak pengurus Porserosi tentang konsep acara, sponsor pendukung acara seperti PTKAI, Suara Merdeka,Bank BRI, Telkomsel, Hotel Horison, Aguaria, Cocacola serta mediapartner surat kabar Suara Merdeka , radio Trax FM, TV Ku Semarang,dan media onlineHallo Jateng. Hubungan kerja sama antara pihak penyelenggara, klien, sponsorship danmedia pun berjalan dengan baik.d. Rangkaian event PR campaign Juara Bersama Sepatu Roda dan Fun Skate on Car Free Daytelah menghasilkan publisitas dimana berita tentang event telah dimuat di :a. surat kabar lokal Suara Merdeka, tanggal 29 Oktober 2012b. Radio TraxFM,mulai tanggal 21 – 27 Oktober 2012, dengan sehari tiga kalipemutaran.c. stasiun tv lokal di Semarang yakni TV ku , pada tanggal 2 November 2012pukul 17.00 WIBd. media online yaitui. Kabar17.com, http://kabar17.com/2012/10/mahasiswa-undip-lakukancoaching-clinic-sepatu-roda/ii. Radioidola.com , http://radioidola.com/article-3839-libatkan-atletmahasiswa-undip-gelar-coaching-clinic-sepatu-roda.htmliii. cyber news Suara Merdekahttp://www.suaramerdeka.tv/view/video/33080/bersepatu-roda-jangansekedar-hobiSarana. Media publikasi yang digunakan untuk menyebarluaskan pesan informatif ataupun persuasifdari sebuah event “lokal” sebaiknya menggunakan media yang dapat menyampaikan pesansecara langsung ke target sasaran dan memiliki sifat jangkauan sasaran yang tepat. Flyer,merupakan media yang efektif untuk disebar kepada target audiens secara langsung. Targetaudiens dapat membaca dengan rinci dan leluasa mengenai isi acara dari flyer yang disebar.b. Pemilihan venue sebuah event harus disesuaikan dengan target audiens yang dituju agarevent yang diselenggaran dapat tepat sasaran. Untuk event yang bertema olah raga di kotaSemarang, pemilihan venue di Car Free Day merupakan pilihan yang utama, karena di CFDinilah masyarakat kota Semarang mengisi Minggu pagi mereka untuk melakukan aktivitasolahraga, seperti: jogging, sepeda, senam, sepatu roda,dsb. Berbagai segmen usia,pendidikan,ekonomi berkumpul di area Car Free Day sehingga tidak sulit untuk menjangkausemua kalangan.c. Dalam penyelenggaraan sebuah event, pastikan segala macam perijinan telah terselesaikansebelum event berlangsung, agar tidak terjadi hal – hal yang tidak diinginkan.Semuaperijinan yang meliputi perijinan tempat, perijinan keamanan, perijinan sewa berbagai alatyang dibutuhkan harus dipersiapkan jauh – jauh hari sebelum event berlangsung agarpenyelenggaraan event tidak berbenturan dengan event sejenis dengan skala yang lebihbesar.d. Strategy dengan menyelenggarakan roadshow, berinteraksi secara langsung danmengadakan permainan ringan menjadi cara yang efektif dalam menarik minat anak usia 7 –12 th untuk mengikuti rangkaian kegiatan.DAFTAR PUSTAKAWebsitehttp://ponriau2012.com/index.php?option=com_content&view=article&id=200&Itemid=149 diakses pada tanggal 30 Mei 2012 pukul 21.45 WIBhttp://www.satlakprima.com/news/sepatu-roda-berpeluang-ukir-medali/)diakse pada tanggal 30 Mei 2012 pukul 22.10 WIB(http://sports.okezone.com/read/2012/04/02/43/603974/sepatu-roda-jabar-gemilang-diselandia-baru) diakses pada tanggal 30 Mei 2012 pukul 22.17 WIB(http://wsmulyana.wordpress.com/2008/12/16/69).Diakses pada tanggal 2 juni 2012 pukul 23.10 WIBBukuBelch E.George and Belch A. Michael,2001, Introduction to Advertasing and Promotionsan Interegated Marketing Communications Perspective, New Yor; : Mc Graw HillDeVito,Joseph.1997.Komunikasi Antar Manusia. Jakarta : Professional BookEffendy, Onong Uchjana. 2002, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT.Remaja Rosda KaryaLarson,Charles U.2009.Persuasion: Reception and Responsibility.California:WadsworthPublishing CompanyLerbinger,Otto.2003.Design for Persuasive Communication. Yogyakarta;Pustaka PelajarLittlejohn, Stephen W.2009.Teori Komunikasi ( Theories of Human Communication).Jakarta: Salemba HumanikaSissors, Jack Z. and Bumba, Lincoln. (1996). Advertising and Media Planning, (5th ed.).USA: Ntc Business BooksSumberlainData Statistik kota Semarang tahun 2009Data keanggotaan klub Porserosi kota Semarang 2012