Analysis of Delays in Providing Outpatient Medical Record Files At the Ikur Koto Padang Health Center - Yulia Fitriani; Dicho Zhuhriano Yasli; Dian Novita; Pujita Azura (FORUM ILMIAH KESEHATAN, 2020)
The process of providing a record file starts from the patient registration process to the file distribution process. The initial survey conducted at Puskesmas Ikur Koto Padang for the provision of files was often late which took ≥ 10 minutes. The purpose of this study was to analyze the delay in providing outpatient medical record files at Puskesmas Ikur Koto Padang. The research was conducted at Puskesmas Ikur Koto Padang on July 6 to 13, 2019. This type of research is qualitative with a phenomonological approach. The research was conducted by in-depth interviews with 1 head of administration, 1 medical record coordinator and 2 medical record officers, using voice recorder based on interview guidelines that have been made. Analysis of data processing using Collaizi. The results showed that the provision of outpatient medical record files at Puskesmas Ikur Koto Padang often experienced delays where there was a lack of medical record personnel in the filling section, unavailability of manual logbooks for medical record files/ tracer exits and lack of training to provide medical record files. The conclusion in this study is the delay in providing files is due to the lack of officers in the filling department, the absence of tracers and the absence of training in the provision of medical record files. Researcher's suggestions are expected to the Puskesmas to add officers who specialize in filling. It is hoped that training should be held on the provision of medical record files so that officers can be faster and in accordance with the predetermined time standards. Keywords: provision of files; outpatient ABSTRAK Proses penyediaan berkas rekam dimulai dari proses pendaftaran pasien sampai dengan proses pendistribusian berkas. Survei awal yang dilakukan di Puskesmas Ikur Koto Padang untuk penyediaan berkasnya sering terlambat yang memakan waktu ≥ 10 menit. Tujuan penelitian ini dilakukan untuk menganalisa keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Ikur Koto padang. Penelitian dilaksanakan di Puskesmas Ikur Koto Padang pada tanggal 6 sampai 13 Juli Tahun 2019. Jenis penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan fenomonologi penelitian dilakukan dengan wawancara mendalam kepada 1 orang kepala Tata Usaha, 1 orang Koordinator rekam medis dan 2 orang petugas rekam medis, dengan menggunakan alat perekam suara berdasarkan pedoman wawancara yang telah dibuat. Analisis pengolahan data menggunakan Collaizi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyediaan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Ikur Koto Padang sering mengalami keterlambatan dimana kurangnya tenaga rekam medis dibagian filling, belum tersedianya buku catatan petunjuk keluar berkas rekam medis/ tracer dan kurang adanya dilakukan pelatihan untuk penyediaan berkas rekam medis. Kesimpulan pada penelitian ini adalah keterlambatan penyediaan berkas dikarenakan kurangnya petugas dibagian filling, tidak adanya tracer dan tidak adanya pelatihan dalam penyediaan berkas rekam medis. Saran peneliti diharapkan kepada Puskesmas untuk menambahkan petugas yang berkhususkan di bagian filling. Diharapkan perlu diadakan pelatihan-pelatihan tentang penyediaan berkas rekam medis agar petugas dapat lebih cepat dan sesuai dengan standar waktu yang telah ditentukan. Kata kunci: penyediaan berkas; rawat jalan