Rancang Bangun Document Management System Universitas â€œ45â€ Bekasi - Sumadyo, Malikus; Whidhiasih, Retno Nugroho (LPPM Universitas Islam 45 Bekasi, 2013)
ABSTRAK Sistem Manajemen Dokumen atau Document Management System (DMS) adalah sistem pengelolaan dokumen secara elektronik yang diterapkan pada suatu organisasi yang besar. DMS dapat mengurangi resiko kehilangan dokumen dan besarnya biaya penyimpanan. DMS mempunyai berbagai kelebihan sehingga dokumen akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya, dapat dicetak kembali dan berbagai manfaat lainnya yang dapat mendukung proses bisnis suatu perusahaan ataupun institusi pendidikan yang membutuhkan pelayanan dokumen secara cepat dan akurat meskipun jumlah dokumen yang dikelola sangat banyak. Siklus hidup DMS dimulai dari proses digitalisasi dokumen, penerimaan dokumen, pengolahan dokumen yang mencakup duplikasi, distribusi, indexing, penyimpanan dan pemeliharaan sampai pada jadual retensi dan pemusnahan dokumen. DMS yang dibangun diimplementasikan pada Universitas Islam â€œ45â€ Bekasi. Admin yang berada di pusat (Rektorat) mengelola data seluruh fakultas, dibantu oleh manajer (admin fakultas) untuk menverifikasi data di setiap fakultas. User (pengguna, dosen maupun karyawan) dapat menginput dan mengelola data akademik serta data individu, sehingga data yang terkelola dengan baik tersebut menghasilkan knowledge yang dapat mendukung penentu kebijakan dalam pengambilan keputusan di tingkat program studi, fakultas maupun universitas. Secara khusus DMS tersebut mendukung evaluasi program studi dan pengurusan kepangkatan fungsional dosen. DMS Unisma dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL dengan tujuan agar dapat diakses melalui jaringan intranet yang sudah terpasang di seluruh fakultas. Kata kunci : DMS, Document Management System, knowledge, sistem berbasis web, dokumen elektronik ABSTRACT Document Management Systems DMS is an electronic document management system to be applied to a great organization like the Islamic University '45 '(Unisma) Bekasi which requires service of documents quickly and accurately even though the number of documents that are managed very much. The main feature of this system is the storage and retrieval of documents, for which the system is built with a database structure in such a way in order to optimally serve the data needs of the faculty and staff. Central Admin (rector office) manage data across faculties, aided by the Manager (admin faculty) to verify the data in each faculty. User (lecture and staff) can enter and manage personal academic data each individual, so that the results can help any academic activity in the study program, the faculty and the university as a self-evaluation study program or the maintenance of lecture functional rank. Unisma DMS was developed using the PHP programming language and MySQL database in order to be accessible via the intranet network already installed in all faculties. Keyword : DMS, Document Management System, SDLC, Web base system