ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM SURAT MENYURAT DENGAN SISTEM MANUAL DAN SISTEM NOTA DINAS ONLINE DALAM UPAYA MENINGKATKAN PENGENDALIAN SURAT PADA PT ANEKA TAMBANG (PERSERO) TBK. – UNIT GEOMIN - Ahlan Novia Garnasih; Tuti Hartati; Menik Wijiyanti (Politeknik Negeri Jakarta, 2018)
AbstractThis research aims to know the effort to improve the control of letters in mail handling by using manual system and online service note system at PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. – Unit Geomin. The research method used in this research is qualitative research method. The research informants consisted of key informants and supporter informants. The key informant in this research is Secretariat of Unit Geomin centered on HC, CSR, and GA, while the supporter informants is Work Unit Administration. After that, data collection techniques use interview, observation, and document. Data analysis technique used in this research is Miles and Huberman Model which consist of data reduction, display data, and conclusion. The results of the research indicate that: (a) Upgrading the control of letters in mail handling by using manual system in Unit Geomin consist of: evaluating SOP or procedure of mail handling by manual system, applying electronic signatures to bosses who are not in the office because official travel or furlough, and improve the control of the letter with the manual system in the future to be used as mail handling with the online system, (b) Upgrading the control of letters in mail handling by using online service note system in Unit Geomin consist of: improving the performance of ICT continuously to be able to maintenance internet network, access addition, and maintenance more quickly and do not interfere with employees who are working.Key words: Letter, Mail Handling, Control of Letter.AbstrakPenelitian ini bertujuan untuk mengetahui upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengendalian surat dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem manual dan sistem nota dinas online pada PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. – Unit Geomin. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Informan penelitian dalam penelitian ini terbagi menjadi dua yaitu: informan kunci dan informan pendukung. Adapun informan kunci dalam penelitian ini yaitu Sekretariat Unit Geomin yang berpusat pada Satuan Kerja HC, CSR, dan GA, sedangkan informan pendukung yaitu Administrasi Satuan Kerja Unit Geomin. Selanjutnya, pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumen. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Model Miles dan Huberman yang terdiri dari tahapan-tahapan yaitu: reduksi data, penyajian atau display data, dan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (a) Peningkatan pengendalian surat dalam pengelolaan surat dengan sistem manual di Unit Geomin dapat dilakukan dengan cara seperti: evaluasi SOP atau prosedur pengelolaan surat dengan sistem manual, menerapkan tanda tangan elektronik untuk atasan yang tidak sedang ada di kantor karena keperluan perjalanan dinas atau cuti yang sangat lama, dan meningkatan pengendalian surat dengan sistem manual kedepannya untuk dapat dijadikan sebagai pengelolaan surat dengan sistem online, (b) Peningkatan pengendalian surat dalam pengelolaan surat dengan sistem nota dinas online di Unit Geomin dapat dilakukan dalam beberapa hal yaitu: meningkatkan kinerja ICT secara terus-menerus supaya dapat melakukan maintenance jaringan internet, penambahan akses nota dinas online, serta maintenance dengan lebih cepat dan tidak menggangu para karyawan yang sedang bekerja.Kata kunci: Surat, Pengelolaan Surat, Pengendalian Surat.