Pelatihan dan Pendampingan Digitalisasi Arsip di SMP Negeri 3 Rambah Hilir - Nurrahmawati Nurrahmawati; Lusi Eka Afri; Urfi Utami (Institute for Research and Community Service (LP2M), Universitas Negeri Malang, 2023)
Perkembangan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di seluruh aspek. Hal ini juga terjadi dalam pengelolaan arsip di instansi seperti sekolah. Bertambahnya volume pekerjaan tentunya menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin banyak membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang terkandung didalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Saat ini penyimpanan arsip di SMPN 3 Rambah Hilir masih dilakukan secara manual. Penyimpanan arsip secara manual tentu membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian arsip bahkan kadang-kadang arsip tersebut tidak ditemukan lagi. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk memberikan solusi dalam proses pengarsipan di SMPN 3 Rambah Hilir. Metode pelaksanaan dalam kegiatan ini adalah transfer IPTEKS konsep digitalisasi arsip dan pengelolaan digitalisasi arsip. Pertama-tama mitra yang dalam hal ini guru dan tata usaha akan diberi penyuluhan tentang pentingnya pengelolaan arsip dan arsip digital. Selanjutnya sekolah akan dibuatkan aplikasi arsip digital berbasis web, para guru dan tata usaha sekolah akan diberikan pendampingan digitalisasi arsip beserta pengelolaannya. Hasil dari kegiatan pengabdian ini adalah sekolah memiliki sistem digitalisasi arsip berbasis web. Selanjutnya para guru dan tata usaha mempunyai kompetensi dalam mengelola arsip, baik itu arsip pribadi maupun arsip sekolah. Sehingga sekolah mempunyai sistem arsip yang tertata dan sistematis. Kata kunci— Teknologi, Digitalisasi arsip, Aplikasi arsip digital Abstract Technology development currently causing a change in all aspects. This also happened in the management of the archive at institutions such as schools. To cause to accrue to increase the volume of work of course also produced the archive. The archive needs good things so that getting the information contained in the archive was found quickly and correctly. Currently, archive storage at SMPN 3 Rambah Hilir is still done manually. Manually storing archives certainly takes a long time in searching archives and sometimes the archives are not found anymore. The implementation of this community service aims to provide solutions in the filing process at SMPN 3 Rambah Hilir. The implementation method in this activity is the transfer of science and technology concepts of archive digitization and archive digitization management. First of all partners, in this case, teachers and administration will be given counseling about the importance of managing digital records and archives. Furthermore, schools will create a web-based digital archive application, and teachers and school administrators will be provided with assistance in digitizing archives and their management. The result of this service activity is that the school has a web-based archive digitization system. Furthermore, teachers and administrators have competence in managing archives, both personal files, and school records. Thus, the school has an organized and systematic archive system. Keywords— Technology, Archive digitization, Digital archive application