MANAJEMEN REKOD DI DEPARTEMEN FUELS PT EXXONMOBIL LUBRICANTS INDONESIA : (STUDI KUALITATIF) - Salma Fatya Azzahra (Asosiasi Dosen Muda Indonesia, 2024)
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan, penyusutan, dan pemusnahan rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia, kendala yang dihadapi dalam proses manajemen rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia, serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam proses manajemen rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia. Metode penelitian ini menggunakan kualitatif. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data dilakukan menggunakan teknik triangulasi sumber. Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa manajemen rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia dilakukan melalui proses penerimaan meliputi penerimaan surat masuk di bagian Mail Room dan setelah disortir diserahkan ke masing-masing departemen terkait. Selanjutnya, proses penyimpanan meliputi penyimpanan rekod menggunakan asas pengorganisasian berdasarkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi serta menggunakan sistem penyimanan berdasarkan sistem abjad dan sistem kronologi. Proses pemeliharaan rekod dilakukan dengan memfasilitasi ruangan dengan AC, pengaturan temperatur udara, pencahayaan ruangan, dan alat pemadam kebakaran, serta penggunaan peralatan rekod dengan bahan berkualitas. Sedangkan, pengamanan rekod masih terdapat potensi ancaman keamanan rekod karena tidak adanya CCTV di ruang penyimpanan maka pengamanan rekod dilakukan dengan mengunci filling cabinet oleh masing-masing unit. Proses penyusutan rekod dilakukan dengan pemindahan rekod ke outside storage. Proses pemusnahan rekod belum pernah dilaksanakan.