PENGUATAN LAYANAN PUBLIK MELALUI SISTEM SURAT DIGITAL BERBASIS WEB DI DESA RAMBATAN WETAN, INDRAMAYU - Wati, Vera; Yani, Mohammad; Mustamiin, Muhamad; Setyanti, Putri Widanti; Permana, Mohammad Rizky; Seftiani, Tia (Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Tunas Pembangunan Surakarta (UTP), 2025)
Balai Desa Rambatan Wetan, Kecamatan Sindang, Kabupaten Indramayu, menghadapi tantangan signifikan dalam penyelenggaraan layanan administrasi surat menyurat yang masih dilakukan secara manual. Kondisi ini mengakibatkan keterlambatan pelayanan, kesalahan pencatatan, dan kesulitan dalam pengarsipan dokumen. Menyikapi hal tersebut, dilakukan implementasi sistem surat digital berbasis web untuk meningkatkan efisiensi layanan publik. Metode pelaksanaan dirancang secara partisipatif dan sistematis melalui beberapa tahapan diantaranya, identifikasi masalah, analisis kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan dan pengujian, implementasi, pelatihan, pendampingan, evaluasi, dan dokumentasi. Sistem yang diterapkan mencakup fitur utama seperti pengelolaan data pemohon, pemilihan jenis surat (SKTM, SKU, SKPD), indeksasi kode penomoran surat otomatis, penyimpanan surat keluar, dan pengarsipan digital. Pelatihan dan pendampingan diberikan kepada mitra dari unsur perangkat desa, dengan pendekatan berbasis simulasi langsung. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sistem ini mampu mengurangi kesalahan input, mempercepat proses layanan, serta meningkatkan akurasi dan transparansi data. Umpan balik dari mitra menyarankan pengembangan lanjutan berupa fitur pengajuan surat secara daring oleh warga, dengan tetap mempertahankan mekanisme validasi oleh desa guna menjamin keabsahan dokumen. Secara keseluruhan, kegiatan ini berhasil menghadirkan solusi digital yang efektif dan adaptif terhadap kebutuhan pelayanan publik di tingkat desa, serta membuka peluang pengembangan sistem lebih lanjut guna mendukung tata kelola pemerintahan desa yang lebih modern dan responsif.