PENGELOLAAN ARSIP PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN TABALONG - Budiyarti, Indiah; Affrian, Reno; Setiawan, Irza (PPPM STIA Amuntai, 2025)
Permasalahan yang ditemukan dalam kaitan pengeloaan arsip pada dinas perpustakaan dan kearsipan Tabalong yaitu kurangnya kelengkapan sarana dan pra sarana penyimpan data, langkah-langkah pengarsipan yang masih belum efektif, waktu yang lama dalam menemukan arsip kembali, masih kurangnya pemahaman pemahaman pegawai perihal kearsipan serta masih kurangnya pemeliharaan, keluar masuk arsip. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tabalong dan mengetahui faktor apa saja yang dapat memengaruhinya. Penelitian ini menggunakan Metode deskriptif kualitatif digunakan pada penelitian ini. Penentuan informan secara purposive (bertujuan) berjumlah 10 Orang. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Reduksi data, penyajian data serta penarikan kesimpulan digunakan untuk menganalisa data. Uji kredibilitas data meliputi perpanjangan pengamatan, meningkatkan ketekunan, tringulasi, analisis kasus negatif, menggunakan bahan reverensi dan mengadakan memberchek. Hasil dari penelitian ini menyatakan bahwa Pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tabalong sudah cukup baik akan tetapi ada beberapa indikator yang belum mendapatkan hasil nilai optimal. Nilai tersebut dapat dilihat dari: pertama, perencanaan (planning) dengan indikator menetapkan tujuan, dapat disimpulkan sudah baik. Indikator sumber daya manusia, dapat disimpulkan belum baik, terbatasnya jumlah SDM yang memiliki kompetensi khusus, rotasi tugas yang sering terjadi, dan kurangnya insentif bagi pegawai yang berprestasi di bidang kearsipan. Kedua, pengorganisasian (organizing) indikator struktur organisasi dapat disimpulkan kurang baik, belum tersedianya pengelola arsip pada bidang layanan, bidang pengembangan dan sekretariat pada peta jabatan. Indikator program kerja dapat disimpulkan bahwa program kerja sudah baik. Ketiga, pengarahan (directing) indikator koordinasi dapat disimpulkan bahwa koordinasi sudah baik. Indikator motivasi dapat disimpulkan bahwa sudah baik, indikator komunikasi disimpulkan berjalan cukup baik, perbedaan persepsi terhadap informasi dan kendala dalam komunikasi informasi sensitif. Keempat,(controlling), indikator aturan dan prosedur sudah baik. Indikator wewenang dan tanggung jawab dapat dikatakan cukup baik, akan tetapi masih terdapat beberapa kekurangan seperti kurangnya pemahaman mendalam pada beberapa aspek, perlu adanya sosialisasi yang lebih intensif, serta evaluasi yang lebih komprehensif. Indikator standar sudah baik. Standar ini bertindak sebagai pedoman yang jelas, memastikan kualitas, efisiensi, dan akuntabilitas dalam setiap proses pengelolaan arsip. Faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tabalong yaitu, sumber daya manusia, struktur organisasi, komunikasi, wewenang dan tanggung jawab.