Penyusutan Arsip Inaktif Di Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah (Studi Kasus: Pengaruh Penggunaan Microsoft Excel) - Kusuma, Arenda Adya; Indrahti, Sri Indrahti (UPT Perpustakaan Universitas Semarang, 2025)
Manajemen arsip dinamis inaktif di lingkungan pemerintah memerlukan sistem penataan yang efisien untuk menjamin akuntabilitas dan layanan publik. Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah menghadapi tantangan volume arsip yang tinggi di tengah masa transisi menuju implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang utuh. Akibatnya, Microsoft Excel diadopsi sebagai alat bantu pencatatan dan pelacakan arsip. Penelitian ini didorong oleh hipotesis bahwa kemudahan penggunaan (usability) Excel menjadi faktor kunci yang mempengaruhi efisiensi kerja. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses penggunaan Microsoft Excel dalam penataan arsip dinamis inaktif dan menganalisis pengaruh kemudahan penggunaannya terhadap kecepatan dan akurasi proses temu kembali arsip. Ditemukan bahwa penggunaan fitur Filter dan Search pada Excel secara signifikan mengurangi waktu temu kembali arsip, meningkatkan efisiensi waktu hingga 60% dibandingkan metode manual. Kemudahan dalam penginputan dan modifikasi data (aspek user-friendliness) menjadikan Excel solusi cepat yang diterima baik oleh staf. Namun, terdapat kelemahan krusial terkait standarisasi data, kerentanan keamanan file, dan ketidakmampuan Excel dalam memfasilitasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sesuai dengan Undang-Undang Kearsipan. Microsoft Excel terbukti efektif sebagai alat bantu yang cepat dan mudah digunakan untuk temu kembali arsip inaktif, tetapi tidak memadai sebagai sistem kearsipan permanen. Rekomendasi mendesak adalah transisi penuh ke SIKD dengan tetap menjadikan Excel sebagai buffer data sementara yang terstandardisasi. Kata kunci: Arsip Dinamis Inaktif, Microsoft Excel, Temu Kembali Arsip, Kemudahan Penggunaan, Biro Umum The management of inactive dynamic archives within government institutions requires an efficient organizational system to ensure accountability and public service. The General Bureau of the Regional Secretariat of Central Java Province faces challenges due to the high volume of archives amidst the transition toward the full implementation of the Dynamic Archival Information System (SIKD). As a result, Microsoft Excel has been adopted as an auxiliary tool for recording and tracking archives. This study is driven by the hypothesis that the ease of use (usability) of Excel is a key factor influencing work efficiency. The study aims to describe the process of using Microsoft Excel in organizing inactive dynamic archives and to analyze the impact of its ease of use on the speed and accuracy of archive retrieval processes. It was found that the use of Excel's Filter and Search features significantly reduces archive retrieval time, increasing time efficiency by up to 60% compared to manual methods. The ease of data entry and modification (user-friendliness aspect) makes Excel a quick solution well accepted by staff. However, there are critical weaknesses related to data standardization, file security vulnerabilities, and Excel's inability to facilitate an Archive Retention Schedule (JRA) in accordance with the Archival Law. Microsoft Excel has proven effective as a quick and easy tool for retrieving inactive archives, but it is not adequate as a permanent archival system. The urgent recommendation is a full transition to SIKD while still using Excel as a standardized temporary data buffer. Keywords: inactive dynamic records, Microsoft Excel, records retrieval, SIKD, archival management