PERLINDUNGAN ARSIP VITAL DI USDA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) - Fauzi, Muhammad Rafi; Adnans, Abdhy Aulia (Universitas Padjadjaran, 2025)
Arsip vital merupakan aset strategis bagi keberlangsungan operasional perusahaan, terutama dalam menjaga dokumen kepemilikan aset yang dimiliki oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan perlindungan arsip vital yang dilakukan oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero) dalam mengurangi resiko terjadinya kerusakan maupun kehilangan aset yang dimiliki. Dalam studi ini, dilakukannya pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode pengumpulan data melalui observasi secara langsung dan wawancara dengan para pelaku arsip di USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero). Hasil penelitian menunjukan bahwa upaya perlindungan arsip vital yang sudah dilakukan oleh USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero) sudah dapat dikatakan cukup baik, dikarenakan pengelolaan arsip vital di PT Kereta Api Indonesia (Persero) mengimplementasikan standar internasional yaitu, ISO 9001:2015 tentang sistem manajemen mutu. Akan tetapi, ada beberapa hal yang menjadi kekurangan yang perlu diperhatikan, terutama untuk dokumen sensitif seperti aset kepemilikan yang rentan terhadap kerusakan dan hilangnya fisik arsip serta ancaman digital dengan menerapkan beberapa teknologi seperti Stegowatermark dan Radio Frequency Identification (RFID), juga menyiapkan sarana prasarana yang memadai dan SDM yang kompeten, untuk menjamin integritas, keaslian, dan aksesibilitas arsip vital perusahaan dalam jangka panjang guna menangani ancaman digital yang semakin canggih seperti pemalsuan dokumen digital, serta akses ilegal terhadap informasi rahasia perusahaan. Vital archives are strategic assets for the continuity of company operations, especially in maintaining asset ownership documents owned by PT Kereta Api Indonesia (Persero). This study aims to improve the protection of vital archives carried out by PT Kereta Api Indonesia (Persero) in reducing the risk of damage or loss of assets owned. In this study, a qualitative descriptive approach was carried out with data collection methods through direct observation and interviews with archive actors at USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero). The results of the study indicate that the efforts to protect vital archives that have been carried out by USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero) can be said to be quite good, because the management of vital archives at PT Kereta Api Indonesia (Persero) implements international standards, namely, ISO 9001: 2015 concerning quality management systems. However, there are several shortcomings that need to be considered, especially for sensitive documents such as ownership assets that are vulnerable to damage and loss of physical archives and digital threats by implementing several technologies such as Stegowatermark and Radio Frequency Identification (RFID), as well as preparing adequate infrastructure and competent Human Resources, to ensure the integrity, authenticity, and accessibility of vital company archives in the long term to deal with increasingly sophisticated digital threats such as digital document forgery, and illegal access to confidential company information.