Penerapan Sistem Surat Menyurat Terdigitalisasi (E-Office) Pada BUMDESMA Mentereng LKD Cikoneng, Kabupaten Ciamis - Rusdinar, Angga; Dewanta, Favian; Virgono, Agus; Isnawati, Anggun Fitrian; Delimayanti, Mera Kartika (Politeknik Negeri Jember, 2025)
Administrasi surat menyurat yang masih dilakukan secara manual di BUMDESMA Mentereng LKD, Kecamatan Cikoneng, Kabupaten Ciamis, menimbulkan sejumlah kendala seperti keterlambatan pencatatan, kesulitan penelusuran arsip, serta rendahnya efisiensi layanan administrasi. Untuk menjawab permasalahan tersebut, dikembangkan sebuah sistem E-Office berbasis web yang dirancang untuk mendukung digitalisasi pengelolaan surat masuk, surat keluar, serta dokumen administrasi penting lainnya. Kegiatan ini melibatkan pengurus BUMDESMA sebagai mitra utama, dengan dukungan mahasiswa pelaksana dan tim dosen pengusul dari Telkom University. Metode pelaksanaan mencakup analisis kebutuhan, perancangan dan pengembangan sistem, pelatihan penggunaan, hingga sosialisasi dan penyerahan sistem. Hasil dari kegiatan ini adalah terwujudnya platform E-Office yang mampu mendokumentasikan surat masuk secara elektronik, memfasilitasi pembuatan surat keluar melalui templat baku, serta mendukung pencatatan dokumen lain seperti proposal, berita acara, dan pencairan bulanan. Implementasi sistem ini terbukti meningkatkan kerapian arsip, mempercepat proses administrasi, serta memperkuat transparansi dan akuntabilitas tata kelola dokumen. Dengan adanya E-Office, BUMDESMA Mentereng LKD kini memiliki instrumen digital yang mendukung modernisasi pelayanan administrasi dan siap dioperasikan secara mandiri oleh pengurus.