Perancangan Sistem Pendataan Dan Monitoring Mahasiswa Habis Masa Studi di Layanan Administrasi Akademik FRI Telkom University Berbasis Odoo - Stefanus Ario Prabowo; Umar Yunan Kurnia Septo Hediyanto; Avon Budiono (eProceedings of Engineering, 2026)
Pengelolaan data mahasiswa Habis Masa Studi di Fakultas Rekayasa Industri Telkom University menghadapi tantangan signifikan. Saat ini, proses pendataan dan monitoring dilakukan menggunakan Spreadsheet, yang rawan kesalahan input, duplikasi data, dan minim fitur seperti notifikasi. Kondisi ini menghambat kolaborasi serta menyebabkan keterlambatan informasi dan miskomunikasi antara Layanan Administrasi Akademik, Program Studi, dan person-in-charge. Dampaknya, penanganan mahasiswa HMS menjadi kurang sistematis. Penelitian ini bertujuan merancang prototype berbasis sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang dikembangkan menggunakan platform Odoo. Pemilihan Odoo didasarkan pada sifat open source dan kemampuannya untuk dikonfigurasi, khususnya modul Employee Management dan Discuss, guna mengakomodasi pendataan, monitoring status akademik, dan komunikasi sistematis. Perancangan sistem dilakukan dengan pendekatan Quickstart. Efektivitas sistem diuji melalui User Acceptance Testing kepada admin LAA FRI, berfokus pada kemudahan akses, akurasi data, navigasi, dan efisiensi kerja. Hasil UAT menunjukkan sistem berhasil mempermudah pelacakan status mahasiswa HMS serta menyederhanakan alur komunikasi dan pelaporan. Meskipun masih dalam tahap prototyping, sistem ini mendapat tanggapan positif dari pengguna. Keterbatasan yang teridentifikasi meliputi data yang belum lengkap, serta perlunya integrasi dengan sistem eksternal seperti iGracias. Saran pengembangan lanjutan mencakup visualisasi dashboard, penyempurnaan hak akses, dan penggabungan modul Document Management. Secara keseluruhan, Odoo ERP berpotensi besar meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data HMS di FRI Telkom University. Kata kunci—pendataan mahasiswa, monitoring akademik, Odoo ERP, Quickstart, prototyping