Pengelolaan Arsip Digital dalam Administrasi Pendidikan di Cahaya Rancamaya Islamic Boarding School - Azizah Nurul Mutmainnah; Irman Suherman; Abdul Kholik (Universitas Djuanda, 2026)
Pengelolaan arsip digital merupakan unsur penting dalam meningkatkan efektivitas administrasi pendidikan di tengah perkembangan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi digital dalam pengarsipan mampu mempercepat proses penyimpanan, pencarian, serta pengelolaan dokumen, meskipun penerapannya implementasinya masih menghadapi tantangan dari sisi teknologi serta kompetensi pengguna dalam mengelola sistem digital. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pelaksanaan pengelolaan arsip digital, mengidentifikasi berbagai hambatan yang muncul, serta mengkaji upaya optimalisasi pengelolaannya dalam menunjang administrasi pendidikan di Cahaya Rancamaya Islamic Boarding School. Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Pengumpulan datanya melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi dengan melibatkan kepala sekolah, staf IT, operator sekolah, serta guru sebagai informan. Temuan penelitian mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip digital sudah dilaksanakan dengan memanfaatkan aplikasi Edunav, Microsoft Office, dan Google Drive sebagai sarana pengelolaan, penyimpanan, pencarian, serta akses dokumen administrasi. Penerapan sistem tersebut mempermudah proses temu kembali dokumen, meningkatkan keamanan data melalui penyimpanan berbasis cloud, serta mendukung pengelolaan administrasi akademik maupun nonakademik secara terpadu. Kendala yang ditemukan meliputi gangguan koneksi internet, pemadaman listrik, keterbatasan kapasitas penyimpanan cloud, penurunan kinerja server pada waktu tertentu, serta perlunya peningkatan kemampuan pengguna dalam mengoperasikan sistem digital. Untuk mengatasi hambatan tersebut, sekolah melakukan berbagai langkah seperti pengembangan pemanfaatan sistem digital, penyediaan fasilitas pendukung, pelaksanaan pencadangan data secara berkala, monitoring dan evaluasi sistem, serta pelatihan dan pendampingan bagi tenaga pendidik dan tenaga administrasi. Penelitian ini berfokus pada satu lembaga pendidikan sehingga hasilnya belum dapat mewakili seluruh lembaga pendidikan. Meskipun demikian, penelitian ini memberikan gambaran mengenai praktik pengelolaan arsip digital di lingkungan sekolah berbasis pesantren dan dapat dijadikan sebagai referensi dalam pengembangan administrasi pendidikan berbasis digital. Penerapan pengelolaan arsip digital di Cahaya Rancamaya Islamic Boarding School secara keseluruhan telah memberikan manfaat nyata dalam meningkatkan kualitas, efektivitas, dan efisiensi administrasi pendidikan.