Digitalisasi Pengelolaan Surat Masuk melalui Pendampingan Database di Dinas PUPR Sumatera Utara - Iskandar Zulkarnain; Hendra Jaya; Badrul Anwar; Nurcahyo Budi Nugroho; Lismayani (STMIK Triguna Dharma, 2026)
Pengelolaan surat masuk merupakan salah satu aktivitas administrasi yang berperan penting dalam menjamin kelancaran penyampaian informasi dan pengarsipan dokumen pada instansi pemerintah. Namun, proses pencatatan surat masuk di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR) Provinsi Sumatera Utara masih dilakukan secara manual sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan pencarian data, duplikasi pencatatan, serta rendahnya efisiensi administrasi. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan pegawai dalam mengelola surat masuk melalui digitalisasi berbasis database. Metode pelaksanaan meliputi identifikasi kebutuhan mitra, pelatihan penggunaan database menggunakan Microsoft Access, pendampingan implementasi sistem, serta evaluasi hasil penerapan. Luaran kegiatan berupa database surat masuk yang terdiri atas tabel, form input, query, dan laporan sehingga proses pencatatan, pencarian, serta penyusunan laporan surat menjadi lebih cepat dan terstruktur. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa peserta mampu mengoperasikan database sesuai prosedur, melakukan input data secara mandiri, serta memanfaatkan fitur pencarian dan pelaporan untuk mendukung pekerjaan administrasi. Kegiatan ini memberikan dampak positif terhadap peningkatan kompetensi pegawai, efisiensi pengelolaan surat masuk, serta mendukung transformasi digital administrasi pada Dinas PUPR Provinsi Sumatera Utara.