Perancangan Sistem Tracking Surat Masuk dan Penomoran Agenda Otomatis Berbasis Web - Adnan Buyung Nasution; Nur Zaahra Maharani; Shifa Dwi Lirinzha; Ummi Kalsum Siregar (Prodi Bisnis Digital Universitas Pahlawan Tuanku Tambusai, 2026)
Perkembangan teknologi informasi mendorong instansi pemerintahan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi melalui pemanfaatan sistem digital. Salah satu permasalahan yang masih sering ditemukan adalah pengelolaan surat masuk yang dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan keterlambatan pencatatan, kesulitan dalam pencarian arsip, serta berpotensi menimbulkan kesalahan dan duplikasi nomor agenda. Kondisi tersebut dapat menghambat efektivitas proses administrasi dan distribusi informasi dalam organisasi. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang mampu mengelola surat masuk secara terintegrasi dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem tracking surat masuk dan penomoran agenda otomatis berbasis web pada Inspektorat Provinsi Sumatera Utara. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL serta dimodelkan dengan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan kebutuhan dan rancangan sistem secara terstruktur.Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu mengelola data surat masuk secara terkomputerisasi, menghasilkan nomor agenda secara otomatis sesuai klasifikasi surat, serta menyediakan fitur pelacakan disposisi surat secara real-time. Selain itu, sistem memudahkan proses pencarian arsip dan penyusunan laporan administrasi surat. Penerapan sistem berbasis web ini dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengelolaan surat masuk, sekaligus mengurangi risiko kesalahan pencatatan yang sering terjadi pada proses administrasi manual di lingkungan Inspektorat Provinsi Sumatera Utara.