<![CDATA[Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar selama ini masih dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan di buku besar dan arsipnya berbentuk hardcopy atau lembaran-lembaran kertas yang menyulitkan dalam hal pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Baik itu karena semakin menumpuknya arsip, arsip surat yang sudah rusak, apalagi jika pegawai yang kurang mahir dalam sistem pengelolaaan surat maka akan semakin sulit arsip itu ditemukan. Kesulitan dan kerumitan tersebut dapat diatasi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi sistem informasi yakni memanfaatkan perancangan yang menggunakan Data Flow Diagram. Pengelolaan sistem surat dengan menggunakan perancangan Data Flow Diagram meliputi agenda surat masuk dan agenda surat keluar, lembar disposisi untuk surat masuk, arsip surat masuk dan surat keluar, daftar klasifikasi sistem penyimpanan surat. Perancangan ini akan diterapkan pada Perguruan Tinggi Politeknik Tri Mitra Karya Mandiri Cikampek. Pengelolaan memanfaatkan teknologi dengan menggunakan Data Flow Diagram tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas, namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scan akan disimpan dengan kode-kode tertentu yang sudah di input pada daftar klasifikasi untuk memudahkan dalam pencarian sehinga arsip yang masuk dalam jangka waktu yang lama tidak rusak dan mudah dicari saat diperlukan pada waktu tertentu.]]>
Copyrights © 2018
