Najwa Nabila
Universitas Pendidikan Indonesia

Published : 2 Documents Claim Missing Document
Claim Missing Document
Check
Articles

Found 2 Documents
Search

The digitization of cassette archives in the House of Representatives of the Republic Indonesia Najwa Nabila
Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat) Vol. 3 No. 1 (2025): Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat)
Publisher : Universitas Pendidikan Indonesia

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar | DOI: 10.17509/dedicated.v3i1.81521

Abstract

Archives are recordings of information with historical, administrative, and legal value that must be preserved to maintain the sustainability of information. In the House of Representatives of the Republic of Indonesia, cassette archives containing meeting recordings hold significant value as inactive dynamic documents that require proper management. The media transfer of archives, especially from analog cassettes to digital formats, is an effective solution to increase accessibility, extend the lifespan of archives, and promote transparency within legislative institutions. This service employs a mentoring method conducted by practitioners, after which the practical results are analyzed following regulations governing media transfer and research on related topics. The service results indicate that the primary challenges in media transfer are technological limitations, physical degradation of cassettes, and a lack of understanding of standards and regulations among employees. The proposed solutions include investing in modern technology, conducting routine physical maintenance of cassettes, and training employees to understand the guidelines for transferring archive media. Proper implementation of this process supports the preservation of archives and facilitates access to information for various parties so that archives remain relevant and valuable in the digital era.   Abstrak Arsip merupakan rekaman informasi yang memiliki nilai historis, administratif, dan legal yang perlu dilestarikan untuk menjaga keberlangsungan informasi. Dalam konteks Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia, arsip kaset yang berisi rekaman rapat memiliki nilai penting sebagai dokumen dinamis inaktif yang harus dikelola dengan baik. Alih media arsip, terutama dari kaset analog ke format digital, menjadi solusi efektif untuk meningkatkan aksesibilitas, memperpanjang umur arsip, dan mendukung transparansi lembaga legislatif. Pengabdian ini menggunakan metode mentoring yang dilakukan oleh praktisi, kemudian hasil praktis yang dilakukan dianalisis berdasarkan peraturan-peraturan mengenai alih media dan penelitian dengan topik terkait. Hasil pengabdian menunjukkan bahwa tantangan utama dalam alih media adalah keterbatasan teknologi, degradasi fisik kaset, serta kurangnya pemahaman standar dan regulasi oleh pegawai. Solusi yang diusulkan meliputi investasi teknologi modern, perawatan fisik kaset secara rutin, serta pelatihan pegawai untuk memahami pedoman alih media arsip. Implementasi yang tepat terhadap proses ini mendukung pelestarian arsip dan mempermudah akses informasi bagi berbagai pihak, sehingga arsip tetap relevan dan bermanfaat di era digital. Kata Kunci: alih media arsip; arsip kaset, digitalisasi; pengelolaan arsip
Optimizing archival management through an internship program at Sekretariat Jenderal DPR RI Najwa Nabila
Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat) Vol. 3 No. 2 (2025): Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat)
Publisher : Universitas Pendidikan Indonesia

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar | DOI: 10.17509/dedicated.v3i2.95040

Abstract

Archival management plays an important role in supporting administrative functions in government institutions. However, it often faces various challenges, particularly in managing inactive dynamic records that are infrequently used but may need to be retrieved when required. This community service aims to analyze the optimization of archival management through an internship program undertaken by students in the archival field at the Sekretariat Jenderal DPR RI. The study employed a qualitative descriptive approach using observation, documentation, and literature review. The findings indicate that students actively contributed to archival management, particularly in records arrangement, archival media conversion, archival handling, data entry via the Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) website, and the development of innovative projects through information repackaging. The conclusion indicates that the internship program makes a positive contribution to archival management within the institution. Despite several technical constraints, the internship activities were conducted effectively and provided students with new insights and skills in the field of archives. To enhance the effectiveness of future archival management, this community service recommends harmonizing archival guidelines and increasing attention to the physical condition of records to prevent damage.   Abstrak Pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung penyelenggaraan administrasi pada lembaga pemerintahan. Namun, pengelolaan arsip masih sering menghadapi berbagai kendala, khususnya dalam mengelola arsip dinamis inaktif yang frekuensi penggunaannya jarang, tetapi sewaktu-waktu dapat dicari kembali ketika dibutuhkan. Pengabdian ini bertujuan untuk menganalisis optimalisasi pengelolaan arsip melalui kegiatan magang yang dilakukan oleh mahasiswa pada bidang kearsipan di Sekretariat Jenderal DPR RI. Metode yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif melalui observasi, dokumentasi, serta studi pustaka. Temuan pengabdian menunjukkan bahwa mahasiswa berkontribusi aktif dalam pengelolaan arsip, terutama dalam penataan arsip, alih media arsip, manuver arsip, penginputan arsip melalui website (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) SIKN, serta pembuatan proyek inovasi berupa kemas ulang informasi. Kesimpulan menunjukkan bahwa program magang memberikan kontribusi positif dalam mendukung pengelolaan arsip pada lembaga terkait. Meskipun terdapat beberapa kendala teknis, kegiatan magang terlaksana secara efektif dan memberikan wawasan serta keterampilan baru di bidang kearsipan bagi mahasiswa. Dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip ke depannya, pengabdian ini merekomendasikan agar lembaga terkait menyelaraskan pedoman kearsipan yang digunakan serta meningkatkan perhatian terhadap kondisi fisik arsip guna mencegah kerusakan. Kata Kunci: arsip dinamis inaktif; pengelolaan arsip; program magang mahasiswa; SIKN