Perkembangan teknologi informasi dalam era transformasi digital mendorong organisasi untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan administrasi sumber daya manusia melalui pemanfaatan sistem berbasis digital. Namun demikian, dalam praktiknya, administrasi kepegawaian masih menghadapi berbagai kendala, khususnya yang berkaitan dengan human error dalam proses penginputan data serta belum optimalnya sistem pengarsipan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses administrasi kepegawaian, mengidentifikasi kendala yang dihadapi, serta menganalisis upaya optimalisasi melalui digitalisasi data pada Divisi Human Capital PT Bank Kalteng. Penelitian ini menggunakan pendekatan partisipatif melalui observational participation dengan keterlibatan langsung dalam aktivitas administratif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan digitalisasi menggunakan Microsoft Excel mampu meningkatkan keteraturan data, mempermudah proses pencarian informasi, serta mengurangi kesalahan input melalui penerapan mekanisme double check. Selain itu, penataan arsip secara sistematis juga meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen. Dengan demikian, optimalisasi administrasi kepegawaian dapat dilakukan melalui kombinasi antara pemanfaatan teknologi sederhana dan penerapan sistem kerja yang terstruktur, sehingga mampu meningkatkan efektivitas dan akurasi pengelolaan data secara berkelanjutan.