Arsip adalah Tempat: Definisi, Paradigma, dan Kepemilikan

Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan
Vol 5, No 2 (2022): March

Tulisan ini merupakan hasil riset mengenai salah satu, dari 13 makna menurut Richard Pearce-Moses (2005), keluasan makna lema “arsip”. Riset ini bermetodekan kajian pustaka terhadap thesaurus, glosarium, dan standar deskripsi. Riset berhasil menguraikan keragaman peralihan paradigma tempat simpan arsip dan keragaman pendekatan kepemilikan. Paragdima tempat simpan arsip mengalami tiga ragam peralihan karena ia tidak lagi pasif menyimpan saja namun juga aktif memastikan ketergunaan arsip selama mungkin. Pertama, dari wadah simpan ke cara simpan. Kedua, dari tempat ke fungsi. Ketiga, dari bangunan ke kegiatan. Selama repositori, depot, dan peladen hanya berupa wadah, tempat, dan bangunan; maka temu kembali, konversi dan migrasi, serta akses berkelanjutan pun sulit terjadi. Maka dari itu ketersediaan akses berkelanjutan sebagai hasil dari kerja dwitunggal pengolahan untuk menyusun sarana bantu kembali merupakan kerja menyeluruh dari pelbagai bentuk tempat penyimpanan arsip. Pada akhirnya setiap kerja pengolahan merupakan upaya menyediakan akses secepat dan semudah mungkin baik bagi para penelusur maupun bagi masyarakat luas. Demikian pula, empat pendekatan kepemilikan sejatinya merupakan kepemilikan akses bersama atau kepemilikan terhadap informasinya; bukan hanya kepemilikan mediumnya dan kelengkapannya. Apakah arsip diserahkan kepada lembaga kearsipan, tetap berada di penciptanya, dikelola pihak ketiga, atau dimiliki bersama; kepemilikan sejati adalah kepemilikan lanjutan terhadap akses.