Sistem Informasi Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Website Disdukcapil Nias

Mendrofa, Sofe Priaman
Zendrato, Sinar Elsa
Gea, Elviani
S. Zendrato, Ikhtiar Mudah
Zebua, Melianus
Gea, Nov Elhan

Jurnal Sains dan Teknologi
Vol. 5 No. 2 (2025): Mei - Agustus

Pengelolaan arsip surat secara manual pada instansi pemerintahan sering menimbulkan berbagai kendala, seperti keterlambatan pencarian, risiko kehilangan dokumen, serta kurangnya integrasi data. Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem informasi berbasis website untuk mengelola arsip surat masuk dan keluar di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Nias. Sistem ini dirancang menggunakan model pengembangan perangkat lunak Waterfall, melalui tahapan analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, dan studi literatur. Sistem yang dibangun terdiri dari tiga level pengguna: Super Admin, Admin, dan User, dengan hak akses yang disesuaikan. Fitur utama meliputi pengelolaan surat masuk/keluar, pencatatan otomatis, disposisi, pelacakan status surat, serta penyajian laporan berkala. Hasil implementasi menunjukkan peningkatan efisiensi administrasi, akurasi data, serta transparansi layanan publik. Sistem ini tidak hanya menyelesaikan permasalahan arsip di Disdukcapil Nias, tetapi juga berpotensi menjadi model penerapan digitalisasi arsip bagi instansi pemerintahan lainnya. Penerapan sistem ini mendukung transformasi digital dalam pengelolaan administrasi publik yang lebih efektif dan modern.