<![CDATA[Kelurahan Heledulaa Selatan, Kecamatan Kota Timur, Kota Gorontalo menghadapi kendala dalam pengelolaan administrasi persuratan yang masih dilakukan secara manual maupun melalui sistem daring berbayar, sehingga membebani biaya operasional berupa hosting dan domain serta rentan terkendala keterbatasan akses internet. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk merancang, melatih, dan mendampingi penerapan sistem persuratan offline berbasis Visual Basic for Applications (VBA) Excel sebagai solusi hemat biaya bagi aparatur Kelurahan. Metode pelaksanaan terdiri atas empat tahap, yaitu persiapan dan analisis kebutuhan, pengembangan sistem, pelatihan, serta pendampingan dan implementasi. Kegiatan pelatihan tahap awal melibatkan total 25 orang yang terdiri atas peserta (aparatur dan staf Kelurahan), narasumber, dan panitia pelaksana, dengan keberhasilan pelatihan dinilai secara kualitatif melalui observasi langsung dan wawancara triangulasi. Hasil sementara menunjukkan bahwa sistem persuratan berbasis VBA Excel telah dikembangkan (progres pengembangan ±85%) mencakup 8 dari 12 jenis surat yang umumnya dilayani Kelurahan, dengan fitur input surat masuk dan keluar, penyimpanan data, dan pencarian arsip. Pembukaan pelatihan VBA turut menghasilkan perbaikan dan penyesuaian sistem sesuai kebutuhan persuratan Kelurahan, termasuk perbaikan beberapa bug pada fungsi tombol dan form input surat yang ditemukan selama sesi tersebut. Pada tahap implementasi langsung di Kelurahan, staf mampu mengoperasikan sistem dengan lancar dan tidak lagi ditemukan bug, berdasarkan hasil observasi dan wawancara triangulasi. Pendekatan teknologi tepat guna ini menunjukkan indikasi awal yang positif dalam menjawab permasalahan keterbatasan biaya dan ketergantungan koneksi internet, sekaligus mendorong peningkatan kapasitas aparatur dalam mengelola administrasi persuratan secara mandiri dan berkelanjutan, meskipun kustomisasi format surat baru untuk saat ini masih memerlukan keterlibatan pengembang.]]>
