Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Surat Kegiatan Berbasis Web Di TPA Pak Rafiq

Haikal Habibi Siregar (Universitas Islam Negeri Sumatera Utara)

Jurnal Nasional Komputasi dan Teknologi Informasi
Vol 8, No 5 (2025): Oktober 2025

Abstrak – TPA Pak Rafiq merupakan lembaga pendidikan keagamaan yang fokus pada pembelajaran Al-Qur'an bagi anak-anak dan remaja. Untuk menjaga semangat belajar, terkadang berbagai kegiatan-kegiatan rutin diadakan. Saat ini, pengelolaan surat kegiatan masih dilakukan secara manual dengan mencatatnya di buku agenda tertulis. Berdasarkan observasi, hingga 1 Mei 2025, tercatat tiga 23 kegiatan telah diterbitkan. Namun, metode manual ini memiliki kendala, seperti kurangnya fokus dan waktu pengerjaan yang lebih lama, sehingga menghambat efisiensi administrasi. Sebagai solusi, dikembangkan sistem pengelolaan surat kegiatan berbasis website menggunakan metode waterfall. Proses pengembangannya diawali dengan studi pustaka, observasi, dan wawancara untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem ini dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan surat, mempercepat pembuatan surat kegiatan hingga 91,67%, serta mempermudah pengguna dalam pengelolaan dokumen. Dengan adanya sistem berbasis website ini, proses administrasi menjadi lebih efektif, efisien, dan terstruktur.Kata Kunci: Waterfall; Observasi; Wawancara; Website; Efisiensi; Abstract – TPA Pak Rafiq is a religious education institution focused on teaching the Qur'an to children and teenagers. To maintain students' enthusiasm, various routine activities are occasionally held. Currently, activity letter management is still done manually by recording them in a written agenda book. Based on observations, as of May 1, 2025, twenty three activities had been issued. However, this manual method has challenges, such as a lack of focus and longer processing time, which hinders administrative efficiency. As a solution, a web-based activity letter management system was developed using the waterfall method. The development process began with literature studies, observations, and interviews to identify user needs. Testing results showed that this system could improve efficiency in letter management, speed up activity letter creation by 91.67%, and simplify document management for users. With this web-based system, administrative processes become more effective, efficient, and structured.Keywords: Waterfall; Observation; Interview; Website; Efficiency;