OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP DOKUMEN DAN PENATAAN LINGKUNGAN KERJA FISIK DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PADA KANTOR SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN GIANYAR

Ni Putu Cempaka Dharmadewi Atmaja (Universitas Mahasaraswati Denpasar)
Putri Emilia Yanti (Universitas Mahasaraswati Denpasar)

SENEMA
Vol 3 No 1 (2024): PROSIDING SEMINAR NASIONAL PENGABDIAN MASYARAKAT (SENEMA)

Sekretariat DPRD Kabupaten Gianyar memegang peran kritikal dalam mendukung fungsi legislatif melalui penyelenggaraan administrasi dan keuangan yang efisien. Institusi ini bertanggung jawab atas penyediaan dan koordinasi tenaga ahli, serta fasilitasi rapat DPRD, dengan tunduk pada regulasi Peraturan Bupati Gianyar Nomor 67 Tahun 2016. Kinerja Sekretariat DPRD sangat bergantung pada kompetensi SDM yang ada, yang harus mampu menjalankan tugas-tugas yang ditetapkan. Observasi awal menunjukkan beberapa kekurangan dalam manajemen kearsipan, termasuk penataan yang tidak optimal dan kesulitan dalam mengakses dokumen penting seperti Surat Pertanggungjawaban (SPJ), yang mengakibatkan keterlambatan dalam penyerahan dokumen kepada BPK. Untuk mengatasi permasalahan ini, telah dilaksanakan program kerja yang mencakup pelatihan penggunaan alat scanner pdf untuk pengelolaan dokumen digital dan penataan ulang layout serta pembersihan rutin lingkungan kerja untuk meningkatkan efektivitas operasional Sekretariat. Kajian ini mendemonstrasikan pentingnya sistem kearsipan yang efisien dan lingkungan kerja yang kondusif dalam meningkatkan kinerja instansi pemerintah.