Claim Missing Document
Check
Articles

ANALISIS PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DI BIRO PEMERINTAHAN DAN OTONOMI DAERAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR Salsabilla, Sania Salma; arlupi utami, dian
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan (Inovant) Vol. 1 No. 2 (2023)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Archives are a from of carrying out activities that contain important information as information material that must be stored and cared for properly in an institution or organization. This study aims to analyze the storage of active archives at the Bureau of Government and Regional Autonomy at thr Regional Secretariat of East Java Province. This study uses the theory of archive storage procedures presented by Sugiarto dan Wahyono which includes checking,indexing, marking, sorting adn storing. This type of research is descriptive research with a qualitative approach. Data collection techniques were carried out by observation, interviews and documentation. The results of the study explain that at the inspection stage it has not been carried out thoroughly to check on each sheet of document because there are no special employees in managing archives, indexing is carried out by determining catch words to be used as a storage system namely using a number system, marking that coding has not been implemented or marking with dashes or circle on catch word that have been determined due to lack of understanding of employees in carrying out this stage, sorting is carried out by grouping documents based on a predetermined storage system, storing is carried out by storing documents according to the specified storage system however, the facilities and infrastructure provided are still limited in number. The recomended suggestions are to make arrangements related to active archives storage procedures, to appoint employees in the archive field, training is needed in the archive field and to increase the procurement of facilities and infrastructure used in the active archive storage process.   Keywords: Analytics, Active Archives, Storage
Tata Ruang Kantor di Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya (Studi pada Bagian Rapat dan Perundang-Undangan) Laskar Intifada Saifullah Fatah Wardana; Dian Arlupi Utami
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan (Inovant) Vol. 1 No. 3 (2023)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

The office is a place for employees to carry out their professional activities. The purpose of this research is to analyze office layout, analyze the application of office layout principles, and identify factors in the office environment at the Secretariat of the Regional Representatives Council of the City of Surabaya (Study on the Meetings and Legislation Section). This research uses a descriptive qualitative method approach. Data sources include primary and secondary data, data collection is done through observation and interviews. Data analysis was carried out by collecting data, reducing data, presenting data, and drawing conclusions. The results of this study illustrate that: (1) the form of office layout uses a combined office layout form, but besides that there is a dividing partition which makes the room seem crowded and narrow and separates the Head of Section's room from the employees. (2) The principles of office layout, such as the shortest distance, working sequence, and changing the arrangement of the workplace have not been optimally implemented. Employees experience difficulties in accessing work equipment. (3) work environment factors. Suggestions that can be recommended are (1) Gradual overhaul of office layout by removing parapets so that rooms become more flexible, (2) Office spatial principles to support the effectiveness of work completion, and make changes to the arrangement of workplaces to make them more diverse (3) office environmental factors, namely increasing the number of lights and air conditioners, and providing sound insulation so that employees are comfortable while working. Keywords:OfficeSpatialForms,OfficePrinciples,OfficeEnvironmental Factors  
ANALISIS TATA RUANG KANTOR DI BKPSDM KOTA SURABAYA (Studi Pada Bidang Pengelolaan Kinerja Pegawai) Rizaldy Hafizh Imawan; Dian Arlupi Utami
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan (Inovant) Vol. 1 No. 3 (2023)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Office arrangement involves the arrangement of room layouts and the arrangement of office furniture according to the available office space. A well-organized and effective office layout will influence the work efficiency of the employees. The purpose of this research is to describe the office spatial arrangement at the Personnel and Human Resources Development Agency of Surabaya City in the Field of Employee Performance Management. The research type used is descriptive research with a qualitative approach. The techniques used in data collection for this research are observation, interviews, and documentation using purposive sampling technique. The data analysis technique consists of 4 stages: data collection, data reduction, data presentation, and drawing conclusions or verification. The research focuses on the office spatial arrangement and the physical environmental factors of the office. The research results indicate that the combined office room layout is still ineffective, both for the staff employees' office space and the head of department's office space. Additionally, the number of staff employees does not match the available office space. Regarding the physical environmental factors of the office, lighting and color indicators are well-implemented, but air and sound indicators have not been well-implemented. Recommendations that the researcher can provide for the institution regarding the office spatial arrangement include the need for rules limiting the entry and exit of guests from other institutions into the office space to avoid guest accumulation/queues inside the office space. For the leadership room, it is suggested to install sliding doors between the leader's work desk and the guest reception desk. As for the office's physical environment, for the sound indicator, it is suggested to install sound dampers if possible on the northern window side facing the school, though this might result in the closure of windows through which air enters. For the air indicator, it is recommended to add more air conditioning units to the office space.   Keywords: Office Spatial Arrangement, Physical Work Environment, Personnel and Human Resources Development Agency (BKPSDM) of Surabaya City.
ANALISIS PENGGUNAAN APLIKASI SI MAS BAIK (SISTEM MANAJEMEN SURAT BERBASIS ELEKTRONIK) DALAM PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK BERBASIS ELEKTRONIK DI BIRO PEMERINTAHAN DAN OTONOMI DAERAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR Rofiqoh Azmi, Putri; Arlupi Utami, Dian
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 1 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Archives have an important role as a source of information in an organization or agency to expedite administrative activities. With the development of current technology that has affected all organizations, computer technology is a means of information media that is used to manage data quickly and effectively. Especially in making it easier for employees to work on the archive management process. Utilization of computer technology can make manual archives virtual and can create electronic archives. However, there are still cases in several agencies where in fact they are still not ready to keep up with technological developments in the process of managing electronic records, so that the results of administrative activities are still in the form of paper documents which often create problems with storage space, maintenance costs, and other factors that cause damage to files. This study aims to describe the analysis of the use of the SI MAS BAIK application (Electronic-Based Mail Management System) in managing electronic-based incoming mail archives at the Bureau of Government and Regional Autonomy at the Regional Secretariat of East Java Province. The method used in this research is descriptive qualitative research method. The focus of this research is on the electronic archive life cycle which includes: (1) the creation and storage stages; (2) the stage of use and distribution; (3) maintenance stage; (4) disposition stage. The data analysis technique in this study is by collecting data, reducing data, presenting data, and drawing conclusions. The results showed an analysis of the use of the SI MAS BAIK application (Electronic-Based Mail Management System) in managing electronic-based incoming mail archives at the Bureau of Government and Regional Autonomy Regional Secretariat of East Java Province through the stages of the electronic archive life cycle according to Read and Gin in (Muhidin & Winata) in (Aulia & Kurniawan, 2022), namely the creation and storage stage, the use and distribution stage, the maintenance stage, and the disposition stage. The Bureau of Government and Regional Autonomy has only gone through one stage which has been well implemented, namely the use and distribution stage. However, at the creation and storage stage, the maintenance stage, and the disposition stage need attention. Keywords: management, archives, electronics
Implementasi Pelayanan Publik Berbasis E-Government Melalui Aplikasi SID (Sistem Informasi Desa) Di Desa Gading Watu Kecamatan Menganti Kabupaten Gresik Yuliansyah, Al Ridho Saqi'an; arlupi utami, dian
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 1 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Implementation of e-government with the SID (Village Information System) application for the people of Grelsik Regency was also carried out to carry out public service activities at Desa Gading Watu. However, there are many delsa employees and some delsa people still do not understand the workings and mechanics of the SID application. This is due to socialization that is not evenly distributed and the community is not able to grasp the information explained by the village apparatus. In addition, there are still many people in Delsa Gading Watu who do not yet have a qualified device to be able to use the services of the SID application.The purpose of this research is to describe the Implementation of E-Government in the SID (Village Information System) application in Gading Watu Village, Menganti District, Gresik Regency. This research uses a qualitative model with descriptive research. The data sources used are primer and sekunder data. Data collection techniques used interviews, observations, and documentation. Data analysis techniques used in this research include four stages, namely data collection, data reduction, data analysis, and conclusion drawing. The results of this research show that (1) Government to Citizen/Government to Customer (G2C). In the implementation of SID (Desa Information System) in Desa Gading Watu faces several obstacles, there are people who are less agreeable and agreeable to this application. citizens who are less agreeable, namely there are still many desa people who are gaptelk. However, there are people who agree with the aim of making remote services easier. Government to Business (G2B). To facilitate the application of SID, sufficient socialization is (3) Government to Government (G2G). In implementing SID (Desa Information System) in Desa Gading Watu, it is necessary to coordinate and cooperate with several related agencies, one of which is Diskominfo Gresik City. (4) Government to Employees (G2E). Various efforts to improve the implementation of SID (Village Information System) in Gading Watu Village by improving the performance of employees who cannot use the SID application for the service process. If there are problems for employees or officials from other villages, the village apparatus helps to solve the problem.   Keywords: Public Services, Implementation, E-Government
Pengelolaan Tata Ruang Kantor di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jawa Timur mohammadd, hafizhh; utami, dian arlupi
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 1 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Pengelolaan tata ruang kantor sangat penting pada suatu instansi. Sekretariat DPRD Jawa Timur khususnya di Sub Bagian Verifikasi, beberapa pegawai mengeluh bahwa penerangan lampu, tata letak meja dan luas ruangan tidak sebanding dengan jumlah pegawai yang ada. Hal ini menandakan bahwa pengelolaan tata ruang belum optimal yang mana belum sepenuhnya memberi kenyamanan pada pegawai ketika bekerja. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan bentuk dan faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor di Sekretariat DPRD tepatnya di Bagian Keuangan Sub Bagian Verifikasi. Metode penelitian yang digunakan ialah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengambilan subyek penelitian ini menggunakan purposive sampling. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi dokumentasi yang kemudian dianalisis dengan tahapan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/ verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa bentuk tata ruang di sub bagian verifikasi adalah tata ruang terbuka dengan model penataan letter U. Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor meliputi (1) caPengelolaan tata ruang kantor sangat penting pada suatu instansi. Sekretariat DPRD Jawa Timur khususnya di Sub Bagian Verifikasi, beberapa pegawai mengeluh bahwa penerangan lampu, tata letak meja dan luas ruangan tidak sebanding dengan jumlah pegawai yang ada. Hal ini menandakan bahwa pengelolaan tata ruang belum optimal yang mana belum sepenuhnya memberi kenyamanan pada pegawai ketika bekerja. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan bentuk dan faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor di Sekretariat DPRD tepatnya di Bagian Keuangan Sub Bagian Verifikasi. Metode penelitian yang digunakan ialah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengambilan subyek penelitian ini menggunakan purposive sampling. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi dokumentasi yang kemudian dianalisis dengan tahapan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/ verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa bentuk tata ruang di sub bagian verifikasi adalah tata ruang terbuka dengan model penataan letter U. Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor meliputi (1) cahaya menggunakan pencahayaan kombinasi dengan penyinaran sesuai dengan kebutuhan ruang; (2) warna pada ruangan dominasi warna cream yang memberi kesan nyaman pada mayoritas pegawai; (3) udara diatur menggunakan AC Central sehingga kebutuhan udara terpenuhi; (4) suara di ruangan cenderung kondusif. Saran yang bisa direkomendasikan ialah memberikan jarak yang cukup antar meja, penataan ulang pada ruang, menambahkan frosted glass sticker untuk menjaga intensitas cahaya matahari, menambahkan furniture untuk menghidupkan ruangan dari warna dinding cream, membuka ventilasi alami secara berkala dan menjaga volume suara ketika di ruangan cahaya menggunakan pencahayaan kombinasi dengan penyinaran sesuai dengan kebutuhan ruang; (2) warna pada ruangan dominasi warna cream yang memberi kesan nyaman pada mayoritas pegawai; (3) udara diatur menggunakan AC Central sehingga kebutuhan udara terpenuhi; (4) suara di ruangan cenderung kondusif. Saran yang bisa direkomendasikan ialah memberikan jarak yang cukup antar meja, penataan ulang pada ruang, menambahkan frosted glass sticker untuk menjaga intensitas cahaya matahari, menambahkan furniture untuk menghidupkan ruangan dari warna dinding cream, membuka ventilasi alami secara berkala dan menjaga volume suara ketika di ruangan
Kajian Standar Pelayanan Publik : Sebuah Studi Pada Rumah Susun Sederhana Sewa Dupak Bangunrejo Kota Surabaya Islamiya, Nur Aida; Utami, Dian Arlupi
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 2 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Standar pelayanan publik dalam pelaksanaan program rusunawa digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan rusunawa, untuk menciptakan pelayanan publik yang optimal bagi penghuni rusunawa. Melaksanakan standar pelayanan publik bertujuan untuk memahami bagaimanapengelolaan rusunawa yang baik untuk meningkatkan kualitas layanan kepada penghuni rusunawa. Penelitian ini menggunakan teori dari Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2021 yang memiliki 3 indikator standar pelayanan yaitu prasarana, sarana, dan utilitas umum. Jenis penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang bersifat deskriptif. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan berupa pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada indikator prasarana sudah berjalan dengan baik karena petugas pengelola rusunawa telah menjalankan tugasnya dengan baik. Indikator sarana memiliki kendalan pada aspek pelayanan umum dan pemerintahan karena kurangnya keamanan yang ada di rusunawa ditambah dengan kurangnya fasilitas CCTV yang tidak menjangkau setiap sudut rusunawa dan juga adanya kendala pada aspek tempat parkir yang kurang memadai untuk kebutuhan penghuni. Indikator utilitas umum telah berjalan dengan baik, namun terdapat kendala pada jaringan air bersih karena pompa air yang mengalami kerusakan terus menurus.Kata Kunci: Standar, Pelayanan, Rusunawa
Kualitas Pelayanan Kesehatan Bagi Ibu Hamil di Puskesmas Tenggilis Kota Surabaya Yasmin, Erika; utami, dian arlupi
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 3 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Puskesmas wajib memberikan pelayanan kesehatan bagi Ibu Hamil. Pelayanan kesehatan bagi IbuHamil merupakan salah satu pelayanan dirancang untuk memastikan kesehatan dan kesejahteraan ibuhamil serta janin yang dikandungnya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelayanan kesehatanbagi pasien Ibu Hamil di Puskesmas Tenggilis Kota Surabaya dan untuk mendeskripsikan pelayanankesehatan bagi pasien Ibu Hamil dan kualitas pelayanan kesehatan bagi pasien ibu hamil di PuskesmasTenggilis Kota Surabaya. Data pada penelitian ini dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dandokumentasi. Penelitian ini merupakan penelitian metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif.Penelitian ini menggunakan teori kualitas pelayanan yang terdiri dari 5 (lima) dimensi menurutZeithaml dalam Hardiyansyah (2018) yaitu Tangible, Reliability, Responsiveness, Assurance danEmpathy yang bertujuan untuk menganalisis Kualitas Pelayanan Kesehatan Bagi Ibu Hamil diPuskesmas Tenggilis Kota Surabaya. Teknik analisis data melibatkan reduksi data, penyajian data, sertapenarikan kesimpulan dan verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa (1) Pelayanan kesehatanbagi Ibu Hamil di Puskesmas Tenggilis meliputi Antenatal Care, Ultrasonografi (USG), Persalinan 24Jam dan Kelas Ibu Hamil. (2) Kualitas pelayanan kesehatan bagi ibu hamil di Puskesmas TenggilisKota Surabaya dapat dikategorikan belum sepenuhnya baik. Khususnya pada tiga diantara lima dimensiKualitas Pelayanan belum berjalan dengan maksimal, saran kepada Puskesmas Tenggilis dan petugaskesehatan meliputi pengajuan dana mengenai sarana dan prasarana di ruang tunggu PuskesmasTenggilis, dilanjutkan dengan evaluasi sikap petugas kesehatan di Puskesmas Tenggilis,ditingkatkannya sosialisasi dalam berbagai media dan pengadaan acara terhadap pasien Ibu Hamilterkait rujukan ke Rumah Sakit dan memberikan bantuan kepada pasien yang belum memiliki BPJS,serta meningkatkan pemantauan terhadap proses pelayanan kesehatan bagi Ibu Hamil.
ANALISIS TATA RUANG KANTOR DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN PONOROGO (Studi Kasus Pada Bagian Tata Usaha Umum) Setiani, Fatma Sasmita; utami, dian arlupi
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 3 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Salah satu dari tiga fungsi utama birokrasi pemerintahan secara teoritik adalah pelayanan. Pelayanan publik salah satu dasar utama dalam menyelenggarakan pemerintahan. Kantor sebagai salah satu tempat sarana dalam pelayanan publik yang memiliki peranan sangat penting dalam mendukung setiap kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan. Bagian Tata Usaha Umum merupakan salah satu unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Ponorogo sebagai bagian yang bertugas dalam pelayanan administratif baik intansi pemerintah dan Masyarakat umum, tentu tata ruang pada Bagian Tata Usaha Umum ini layak diteliti dalam rangka kegiatan instansi pelayanan publik. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk menganalisis Tata Ruang Kantor di Sekretariat Daerah Kabupaten Ponorogo (Studi Kasus di Bagian Tata Usaha Umum). Jenis penelitian ini yaitu metode deskriptif kualitatif. Fokus penelitian ini berdasarkan kerangka berpikir dalam kajian Pustaka yaitu bentuk, asas-asas tata ruang kantor, dan faktor tata ruang kantor menurut (Nuraida,2014). Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini dengan melakukan pengumpulan data, reduksi data, data display dan penarikan Kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan (1) bentuk tata ruang kantor menggunakan tata ruang kantor terbuka, tetapi bentuk tata ruang ini belum ideal, terdapat tembok ditengah ruangan terkesan sempit dan ruangan Kepala Bagian Umum letak ruangan terpisah dengan jarak yang cukup jauh, (2) asas tata ruang kantor yaitu Asas jarak terpendek, asas rangakaian kerja, asas pemanfaatan seluruh ruangan, asas perubahan susunan belum sesuai dengan penerapan asas tata ruang tersebut, salah satunya penataan peralatan kantor yang belum optimal, asas kemanan dan kepuasan kerja sudah diterapkan dengan baik, (3) faktor tata ruang kantor meliputi cahaya, warna, udara dan suara belum di terapkan dengan baik, faktor tersebut dapat dilihat suara bising dari luar ruangan dan faktor udara terkait kualitas pendingin ruangan atau Air Conditioner yang masih kurang optimal dalam tata ruang kantor, terkait faktor musik sudah diterapkan dengan baik dapat meningkatkan semangat pegawai dalam bekerja.
Kualitas Pelayanan Publik Di Kantor Desa Jatipunggur Kecamatan Lengkong Kabupaten Nganjuk (Studi Kasus Pada Pelayanan Surat Keterangan Tidak Mampu) Kartika, Mutiara; utami, dian arlupi
Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan Vol. 2 No. 3 (2024)
Publisher : Universitas Negeri Surabaya

Show Abstract | Download Original | Original Source | Check in Google Scholar

Abstract

Pelayanan publik adalah kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan, memastikan semua warga negara memiliki akses terhadap barang, jasa, dan pelayanan pemerintah. Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) adalah produk hukum yang diterbitkan oleh desa atau kelurahan untuk membantu keluarga miskin memenuhi kebutuhan administratif seperti biaya pendidikan, beasiswa, layanan rumah sakit, dan perawatan gratis. Jatipunggur, sebuah kelurahan di Kecamatan Lengkong, Kabupaten Nganjuk, memiliki banyak buruh tani berpenghasilan kurang dari satu juta per bulan, sehingga banyak warganya mengurus SKTM.Penelitian ini bertujuan mendeskripsikan kualitas pelayanan publik di Kantor Desa Jatipunggur, khususnya pada pelayanan SKTM, dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif. Fokus penelitian ini berdasarkan lima dimensi kualitas pelayanan publik menurut Zeithml et al. (1990): tangible (berwujud), reliability (kehandalan), responsiveness (ketanggapan), assurance (jaminan), dan empathy (empati). Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan: (1) dimensi responsivitas dan empati telah terpenuhi dengan baik; (2) dimensi tangible memenuhi standar, namun kenyamanan tempat pelayanan perlu diperbaiki, terutama fasilitas ruang tunggu dan pendingin ruangan; (3) dimensi kehandalan menunjukkan kemajuan dalam standar pelayanan dan penggunaan teknologi, namun sosialisasi prosedur perlu ditingkatkan; (4) responsivitas menunjukkan efisiensi dan akurasi tinggi; (5) dimensi jaminan belum optimal dalam ketepatan waktu, meskipun jaminan biaya dan legalitas sudah terjamin. Perbaikan pada beberapa dimensi tersebut dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik di Kantor Desa Jatipunggur.