Persuratan dalam kegiatan organisasi, tidak terkecuali pada Stasiun Klimatologi Kelas I Sumatera Utara merupakan salah satu unsur penting dalam komunikasi antar departemen, baik internal maupun eksternal. Sementara sistem berjalan di lembaga ini, khususnya pada Persetujuan Surat Keluar masih melalui mekanisme tradisional yang menuntut kegiatan ekstra dari petugas, serta menuntut efisiensi. Pada penelitian ini, penulis bertujuan memodelkan sistem yang dimaksud untuk meningkatkan nilai efektivitas dan efisiensi persetujuan surat keluar tersebut. Model ini menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC) dan metode prototype. Dengan memanfaatkan data-data yang relevan yang diperoleh dari observasi ke lembaga yang dimaksud dan wawancara langsung ke petugas persuratan, model selesai dirancang dan dievalusi dengan kriteria layak diteruskan pada tahapan pengembangan ke platform berbasis web.